国家税务总局关于印发《国家税务局系统会计档案管理暂行办法》的通知
（国税发〔2011〕83号）
各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局，扬州税务进修学院，税务总局办公厅、机关服务中心：
现将《国家税务局系统会计档案管理暂行办法》印发给你们，请遵照执行。执行中有何问题，请及时反馈到税务总局（财务管理司）。
附件：1.会计凭证的收集、整理和装订（略）
2.会计账簿的收集、整理和装订（略）
3.财务报告的收集、整理和装订（略）
4.电子会计资料的收集、整理和备份（略）
5.会计档案目录（略）
6.会计档案移交清册（略）
7.会计档案查阅（复制）审批表及清册（略）
8.会计档案保管期限表（略）
9.会计档案销毁审批表及清册（略）
二○一一年八月十日
国家税务局系统会计档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为了加强国家税务局系统会计档案管理，规范会计档案的归档、保管、销毁等相关工作，保证会计档案的安全完整，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关规定，结合国税系统的实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于国税系统各级行政、事业单位。
第三条 会计档案是指各单位在财务管理和会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、电子会计资料和其他会计资料，是记录和反映各单位经济业务的重要史料和证据。
第四条 各级国税机关要切实加强会计档案管理工作。档案管理部门和财务部门应当按照集中统一管理的原则，设置必要的库房及相关设施，指定专人进行日常管理。做到会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第五条 会计档案管理既是财务管理的基础工作，也是单位档案管理的组成部分。各单位档案管理部门和财务部门对会计档案负有管理职责。
税务总局办公厅是国税系统会计档案管理的主管部门，财务管理司负责草拟国税系统会计档案管理办法，两个部门共同负责指导、监督和检查国税系统会计档案管理工作。
省、市国税局办公室和财务部门负责组织实施本系统会计档案管理工作，对所属单位的会计档案管理工作进行指导、监督和检查。
各单位办公室和财务部门应按照本办法要求，共同做好本单位的会计档案管理工作。
第二章 会计档案管理职责
第六条 在移交档案管理部门前，各单位会计档案由财务部门负责管理，移交后由档案管理部门负责管理。
第七条 档案管理部门负责本单位会计档案的业务管理工作，其主要职责是：
（一）指导、监督和检查单位财务部门会计档案移交前的整理、装订、立卷和保管等工作。
（二）接收属于归档范围且经过整理、装订成册、立卷后的会计档案，并负责清点整理、入库排架、借阅调用和盘点保管等工作。
（三）牵头组织单位会计档案的鉴定、销毁和移交工作。
第八条 财务部门负责本单位会计档案移交前的管理工作，其主要职责是：
（一）按照财务内部控制原则，制定单位会计档案收集整理、立卷装订、保管利用、移交归档等具体操作规程，指定专人负责会计档案移交前的管理工作。
（二）负责会计档案的收集、整理、立卷、装订、保管（移交单位档案管理部门前），按照档案管理要求向档案管理部门移交归档，并保证会计档案资料的真实、完整。参与保管期满会计档案的鉴定销毁和移交工作。
第三章 会计档案的分类和整理
第九条 会计档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、电子会计资料和其他会计资料等五类，具体包括：
（一）会计凭证。包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证和记账凭证汇总表等。
（二）会计账簿。包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产实物账以及辅助登记备查簿等。
（三）财务报告。包括年度会计报表、附表、附注及文字说明等。
（四）电子会计资料。是指国税系统统一应用的或经税务总局备案的程序文件和会计数据。
（五）其他会计资料。主要包括银行存款余额调节表、银行存款对账单（含零余额账户用款额度对账单，下同）、各种票据存根，以及会计档案移交、保管和销毁清册等。
第十条 各级财务部门负责人、会计、出纳、固定资产管理人员应按照国税系统会计档案管理要求，定期收集、整理和装订各岗位的会计资料，并及时交予本部门会计档案管理人员集中管理。当年形成并完成装订后的会计档案，可暂由财务部门在会计年度终了后保管1年。出纳不得保管会计档案。
在基建项目建设期间，基建会计档案由基建会计按会计档案管理要求整理装订。竣工财务决算审核批复30日内，应将基建会计档案移交到本单位档案管理部门，并按照本办法要求办理交接手续。
第十一条 会计凭证的收集、整理和装订。
（一）月度终了后30日内，会计档案管理人员应当对上月的会计凭证进行收集、整理和装订，业务量较大的单位可根据工作需要，按日或按周进行整理和装订，防止会计凭证散乱和遗失。
（二）整理时应检查会计凭证是否按日期和顺序号排列，附件是否齐全，会计凭证上相关人员的印章（或电子签名，下同）是否完备等。
（三）装订时应使用统一的会计凭证封面，按照归档要求填写封面并加盖财务负责人、装订人的印章，妥善装订。
会计凭证档案管理的具体要求见附件1。
第十二条 会计账簿的收集、整理和装订。
（一）年度终了后10日内，单位出纳应当完成上年度现金日记账和银行存款日记账的结账和打印工作；固定资产实物管理人员应当完成固定资产实物账的结账和打印工作。年度终了后3个月内，会计人员应当完成上年度会计账簿的年度结转和打印工作。
（二）整理时应检查各类会计账簿是否齐全，账页打印是否完整且按顺序排列，各类会计账簿启用及交接表上的相关项目是否填写完整。
（三）装订时应按会计账簿种类排序。装订后应在会计账簿首页上加盖归档章，正确填写章内相关项目后，统一装入会计档案盒中。
会计账簿档案管理的具体要求见附件2。
第十三条 财务报告的收集、整理和装订。
（一）在年度终了后3个月内，会计档案管理人员应当对财务报告进行收集、整理和装订。
（二）整理时应检查各类财务报告是否齐全，是否按“正式文件、编制说明、分析报告、会计报表、其他附件”的顺序排列，以及财务报告首页相关人员的印章是否完备等。
（三）装订时应按种类装订、按形成时间排序。装订后应在财务报告首页上加盖归档章，正确填写章内相关项目后，统一装入会计档案盒中。
财务报告档案管理的具体要求见附件3。
第十四条 电子会计资料的收集、整理和备份。
（一）国家税务局系统使用的各类网络版财务管理软件，其软件程序、编程文档由开发单位的电子税务管理部门负责备份并保管。
使用以上网络版财务软件产生的会计核算信息，由数据储存所在地的电子税务管理部门进行备份并保管。
（二）使用自行开发财务管理软件的单位，应当由本单位电子税务管理部门在首次使用年度和软件升级年度，对软件程序、编程文档和会计核算信息进行备份。备份时应使用档案管理标准光盘备份2套，异地存储。
（三）存储在磁性介质上的电子会计资料应注意保管环境，定期进行转存。特殊格式的电子文件应在存储载体中同时存有相应的应用程序。年终要将当年形成的所有电子会计资料整理归类，随同相应的财务软件光盘保存到会计档案盒中，归档要求参照会计账簿有关要求。
电子会计资料档案管理的具体要求见附件4。
第十五条 其他会计资料的收集、整理和装订。
（一）月度终了后15日内，会计档案管理人员应按照类别、项目、时间和保管期限，对银行存款余额调节表、银行存款对账单、各种票据存根，以及会计档案移交、保管和销毁清册等其他会计资料进行收集，并于年度终了后3个月内，进行分类序时整理和装订。
财务部门负责人、会计、出纳、固定资产管理人员应于月度终了后10日内将存放的、经过核实无误的其他会计资料全部移交本部门会计档案管理人员。
（二）整理时应检查各类其他会计资料是否齐全，是否按项目和时间排列，以及应有的印章是否完备等。固定资产管理资料由财务部门和资产实物管理部门根据职责分工分别整理。
（三）装订时应按种类装订、按时间排序。装订后应在每件其他会计资料首页上加盖归档章，正确填写章内相关项目后，统一装入会计档案盒中。
其他会计资料档案管理的具体要求参照会计账簿的相关要求。
第四章 会计档案的归档及查阅
第十六条 各单位每年形成的会计档案，应由本单位财务部门编制会计档案目录（见附件5）。会计档案在财务部门保管期满后1年内，财务部门应编制会计档案移交清册（见附件6），向本单位档案管理部门办理归档手续，并移交会计档案。
财务部门向档案管理部门移交会计档案时，交接双方应按照会计档案移交清册中所列项目逐项交接，并由交接双方的部门负责人监交。交接工作结束时，应由交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上填写相关说明和意见，并签字及加盖部门印章。会计档案移交清册一式二份，分别由财务部门和档案管理部门保存。
第十七条 归档的会计档案需满足以下要求：
（一）会计档案实物与移交清册登记的数量相符。
（二）会计档案分类、保管期限、编目准确。
（三）会计档案装订符合要求。
（四）会计档案的印章清晰、无漏盖。
（五）会计档案封面、封脊标识填写齐全完整、字迹清晰规范。
（六）符合各单位档案管理部门关于档案管理的其他要求。
第十八条 各单位保存的会计档案不得借出。因工作需要，应填报会计档案查阅（复制）审批表（见附件7），经批准后可以提供查阅（或复制，下同）。
财务部门保管期内的会计档案查阅，按以下程序办理：单位内部非财务部门人员查阅会计档案，应经财务部门负责人批准；外单位人员查阅会计档案，应出具正式介绍信，经本单位财务部门负责人审核，并报分管财务工作的单位领导批准。
单位档案管理部门保管的会计档案查阅，按以下程序办理：本单位人员查阅会计档案，应经财务部门和档案管理部门负责人批准。外单位人员查阅会计档案，应出具正式介绍信，经本单位财务部门、档案管理部门负责人审核，并报分管档案管理工作的单位领导批准。
各级审计机关按规定开展审计工作，涉及查阅各单位会计档案的，按《审计法》及《审计法实施条例》有关规定执行，同时履行本办法查阅相关手续。
第十九条 查阅时应登记《会计档案查阅（复制）清册》（见附件7）。查阅会计档案的人员应对查阅的会计档案保密，不得对外泄露相关信息。严禁在会计档案上涂画、标记、拆封和抽换。
第五章 撤并、分立单位会计档案的管理
第二十条 单位发生合并、分立、撤销等变化时，财务部门须将全部未移交归档的会计档案整理装订后移交本单位档案管理部门，档案管理部门根据合并、分立、撤销等具体情况，对会计档案作出相应处理。
第二十一条 单位合并后原单位撤销或一方存续其他方解散的，原单位的会计档案应当由合并后的单位档案管理部门统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍应由原单位档案管理部门保管。
第二十二条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后存续方的档案管理部门统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位撤销的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交上级单位档案管理部门代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立时未结清的会计事项，应按照国税系统撤并机构财务管理的规定，明确未结清会计事项的单位归属，做好交接工作。对未结清会计事项的原始凭证，分立后的单位有需要的，可以复印该原始凭证及相应的会计凭证，并在复印件上标注原件出处。
第二十三条 单位发生合并、分立、撤销事项，涉及单位之间交接会计档案的，由交接双方（或各方。下同）单位的档案管理部门负责，交接双方单位的财务部门参与交接。
移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，在会计档案交接文书中列明移交的会计档案类别、年度、案卷起止号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接工作结束时，应由交接双方经办人和监交人在会计档案交接文书上填写相关说明和意见，并签字及加盖单位印章。
第六章 会计档案的保管期限及销毁、移交
第二十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管分为3年、5年、10年、15年、25年、30年6类。永久保管和定期保管的会计档案均不得随意变更保管期限。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
会计档案保管期限的确定，按照《会计档案保管期限表》（附件8）执行。各单位会计档案的具体名称如有与本办法附件8所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限执行。
会计电子化系统开发和修改的文档资料应当作为会计档案管理，保管期限与纸质会计档案保管期限一致。
第二十五条 保管期满的会计档案，由各单位档案管理部门按照以下程序和要求销毁：
（一）各单位档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，并填写会计档案销毁审批表，编制会计档案销毁清册（见附件9），列明销毁时间、会计档案类别、年度、案卷起止号、规定保管期限、已保管期限、销毁原因等内容。
（二）单位负责人在会计档案销毁审批表上签署意见。
（三）单位档案管理部门、财务部门共同派人监销。
（四）销毁会计档案前，监销人应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对；会计档案销毁后，监销人应在会计档案销毁审批表和会计档案销毁清册中签字。
第二十六条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到结清和完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十七条 保管期限为永久的会计档案，由各单位档案管理部门会同财务管理部门按照档案管理要求向同级国家档案馆移交。
第七章 附则
第二十八条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第二十九条 本办法由国家税务总局负责解释。
第三十条 本办法自2012年1月1日起执行。
