中国人民建设银行外汇会计核算电算化及其管理规程
外汇会计核算应用电子计算机必须实施严格的管理，以保证外汇会计核算的准确、合法和安全。
第一章 系统初始化
系统初始化是整个系统正常运行的基础，必须慎之又慎，切实作好。
一、系统初始化的准备工作
１．由于软件系统是严格按照“外汇会计制度”和“外汇会计核算办法”进行开发的，在进行系统初始化前必须按上述文件认真检查、严格规范有关会计核算方法，调整有关核算数据。
２．系统初始化前应认真阅读系统操作手册，模拟运行软件，熟悉应用软件的各种功能，并根据系统初始化的内容对人工核算的总帐、明细帐及各类登记簿进行整理。
二、系统初始化工作
１．建立基本文件
会计主管人员与计算机人员应密切配合、打印系统中已有的基本文件，并进行核对修改，以保证该文件正确无误。
基本文件主要包括：科目字典、凭证摘要、外汇牌价表、联行、下级行名册、利率表、利率计算公式（若计息有３６５天的要进行调整）、交易代码表、结算、联行分录控制表、外汇买卖分录控制表、银行基本信息表（可根据本行代理行、帐户行不同进行增删）、代理行编码表、境外帐户表等。
２．在初始化模块的系统维护子系统中正确设置运行环境参数。如结算子系统与会计子系统是否链接，外汇买卖、联行汇款、辖内清算等模块是否启用、终端打印机选择等。
３．键入建帐有关数据。主要包括：
（１）建帐日期选择，一般选择月初或结息后，一旦确定不可更改。
（２）操作员编号、口令并按有关规定设立权限（允许操作模块、输入、复核、系统管理、查询等）。
（３）建立客户代码、客户帐号。
（４）固定帐号设置（包括固定分录表中帐号）。
（５）建立辅助信息，包括帐户、科目往日数据（如全年完整数据、每月初、月末数、贷款利率变动、还款、支款、积数等）、以往登记簿数据。
（６）联行帐号要按联行名册中的行号及有关规定设置。
４．将人工总帐、明细帐移入计算机，除输入帐页、帐首有关栏外还必须输入下列内容：
（１）总帐：年初余额、本年借方、贷方发生额、月初余额、本月借方、贷方发生额、当前余额、本年借方、贷方凭证张数、本月借方、贷方凭证张数等。
（２）明细帐：各月数据
贷款帐：余额、日数、积数、对分期还款、利率浮动的还要输入还款计划表、支款情况等。
存款帐：余额、日数、积数等。定存还应在帐首输入起止日期。
四栏式帐页：逐笔输入期初余额中所包含的各笔金额、业务编号等。
外汇买卖类特种帐页：应同时输入本外币余额。
其他帐：余额。
表外科目帐：余额等。
三、系统初始化完成前还应作好以下工作：
１．将输入的总帐、明细帐数据打印输出与手工帐全面核对。
２．备份全部初始化数据。
３．将打印输出的全部数据加盖公章及个人名章连同备份数据一并保管。
上述一至三项工作完成即可确认初始化工作完成。
四、使用新外汇会计软件替换原外汇会计核算软件，并利用专用转版软件进行数据转换的，应遵循下列基本规定：
１．在原版本日结后作好数据备份，并打印完全部帐簿后才可进行数据转换。
２．利用软件转换数据后应将转换后的数据通过初始化功能在屏幕上逐一显示，发现错帐或漏项及时修改。
３．将转换数据进行正确性检查（内容同三规定），确认无误后方可使用新版本核算。新版本运行正常后原版本停止使用。
４．将转版后的数据打印输出并列入会计档案保管。
第二章 数据输入
数据输入包括输入和复核两个环节，必须严格按操作规程进行。
一、数据输入由指定的操作员办理，非操作员不得上机操作，在运行过程中，若操作员离开工作现场必须退出系统，防止他人越权使用。
二、数据输入必须是合法有效的会计凭证或业务指令，操作员不得将未经审查或应由会计主管及其他部门主管审批的凭证及业务指令上机处理，不得擅自更改记帐凭证。
目前国际业务部采用多用户微机，主要输入模块有五个人机界面：
凭证录入：记帐凭证逐笔录入。
外汇买卖：原始凭证或业务指令成套录入。
联行汇款：原始凭证或业务指令成套录入。
辖内清算：总行报文或境外帐户行报文成套录入。
结算接口：结算部门传来数据成套录入。
业务有交叉时输入处理顺序：
外汇买卖联行汇款
↑↓→↑↓→辖内清算
国际结算凭证录入
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三、数据输入时应区别开户、记帐采取不同方法处理。
１．开户时，各帐户必须在帐户管理模块中完成，并逐项输入帐页、帐首各栏有关内容。
（１）对外帐户（存、贷款）帐号由１４位组成（２位币种、４位科目号、２位二级科目、１位钞汇标志、３位顺序号、２位校验位）。
（２）存款户应输入单位名称、计息标志、利率等。
（３）贷款帐户应输入单位名称、计息标志、利率、起止日期等。如为分期还款、浮动利率还应输入分期还款计划和利率表。
（４）其他帐户开立主要包括帐户名称、计息标志、是否允许余额反向等内容。
（５）所有帐户开户时都要输初始化时已建立的单位客户代码。
２．记帐时，各种帐户的核算应依据屏幕提示要求，按凭证上标明的会计事项准确输入帐号、凭证种类、凭证号码、摘要、金额（红字在金额前加负号）。
四、凡输入计算机的数据都必须换人复核。
１．采用勾对流水帐复核方式进行复核时，复核员应根据会计凭证逐笔勾对流水帐复核单。复核的重点是单位、帐号、摘要、借贷方发生额、凭证编号等。
２．采用双敲复核方式进行复核时，应输入记帐凭证上的各种要素，由计算机自动核对。输入的重点包括帐号、凭证号、摘要、发生额等。
３．复核无误的会计凭证和流水帐复核单由复核员在复核处加盖个人名章。
第三章 日结和帐务核对
一、每日营业终了后，操作员要认真检查当日受理的凭证是否已全部输入计算机，输入的数据是否全部打印流水帐复核单，是否复核无误，需进行联行划款的是否已打印出联行报文，检查无误后，应对流水帐发生额轧差，当日流水帐借贷方发生额轧差为零后，一台终端作日结，其他终端应停止除查询以外的其他任何工作。
打印出科目日结单后，应按规定将该科目下的记帐凭证附于其后并进行装订。借贷记帐凭证张数应与科目日结单的借贷凭证张数核对一致。
二、帐务核对是保证核算正确的重要措施之一，必须人机并行。计算机完成系统提供的各项正确性检查。包括总帐借贷方科目余额核对相等；总帐各科目余额与同科目的明细帐余额之和核对相符等。核对相符后应打印清单，并随当日凭证装订保管。清单应列如下内容：
１．当日每种货币的记帐凭证借方笔数、金额、贷方笔数、金额，借方、贷方轧差数，表外科目收付笔数、金额。
２．每种货币的总帐借方余额合计、贷方余额合计，借贷方余额轧差数。
３．总帐、分户帐余额核对结果。
人工核对包括：同一科目的借贷方会计凭证张数与科目日结单上结计的凭证张数相符；各科目日结单所附凭证借方、贷方金额与科目日结单上结记的金额核对相符；柜台提交的现金收入付出总数与“现金”科目日结单的借方和贷方发生额核对相符。
第四章 结计利息及利率调整
计算机结计利息分两种情况：单户计息和批量计息。单户计息指定期存款、一般性存款、贷款户不定时结息。批量结息指活期存款到规定的结息日（季、半年或年，在人行无统一规定前原则上比照中行作法）结息。单户结息由计算机打出息单，计算机不自动入帐，由手工从凭证录入口录入。批量结息由计算机算出利息，打息单。存款利息自动记入存款帐户，其他利息依据息单，手工从凭证录入口录入。
利率调整主要有三种情况：中行利率调整、国际市场利率调整、我行给予某企业特殊利率。由于外汇利率调整情况比较复杂（浮动、固定）而且涉及分次还款、分段计息，必须由会计主管人员指定专人慎重处理。
执行中行存贷款利率的，当利率调整时，无论有无业务发生均要在帐户管理模块的利率调整中对利率表进行调整，以免利息计算错误。
执行国际市场利率的，对已知利率调整日期和调整利率的应在调整日调整有关科目和帐户利率；对已知调整日期但不知调整利率的，应在调整日输入与原利率不同的假定利率，待利率确定后在结息日前将假定利率改为调整后利率。
对个别企业执行特殊利率的，在利率调整时直接输入其利率。
以上几种情况，若因某种原因，利率调整日后才知道调整利率的，应会同计算机部门手工辅助、妥善处理，以保证计息准确。
第五章 错帐冲正
一、对当日错帐，操作员可通过删除或修改功能消除错帐，重新输入正确数据，采用双敲复核的，在复核时发现错帐应退还操作员处理，复核员无权修改；打印报单后发现联行错帐，视同手工填错的联行划款报单处理；日终处理后发现的错帐应查明原因，妥善处理。无法删除或修改的错帐，按系统提供故障后援功能进行恢复。
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二、隔日错帐必须填制错帐冲正凭证，经会计主管人员审核签章后方可交操作员办理冲正，不得将原错帐消除。因错帐冲正影响帐户积数的，应用手工进行计算后在冲正凭证上注明，据此调整有关帐户积数。
第六章 数据输出
一、开户单位查询会计数据通过柜台查询机进行。有关部门查询会计数据，按规定权限，经总经理或会计主管审批后，办理查询或打印。
二、计算机打印的会计单证（含对帐单、签证单）、帐簿、报表格式、项目、内容必须与会计制度规定的要求一致，应填写的各项要素必须完整、规范，对计算机打印的帐页、报表应按有关密级规定，严格控制打印份数，打印件上应注明打印份数、打印日期，交接时要有签收手续。
三、联行报文、辖内清算报文、记帐凭证、日结单等在每日日结后打印，未满页明细帐每季打印一次，总帐帐页每月月结后打印，会计报表在报告期当天全部业务处理完毕后打印，向上级行通过远程通讯传递的报表，应严格经制表、复核、会计主管及总经理签章后，按上级规定的时间、格式内容进行传输。
四、按照会计制度规定，通过计算机打印的会计凭证、帐页、报表与手工编报的具有同等效力。为符合档案管理的要求，必须使用总行统一定点印制的凭证、帐页。
第七章 数据备份
为及时恢复数据，确保外汇会计核算工作的正常进行，各行应作好备份。每日日间按软件设计要求作好各种备份，日终按软件要求作好备份，月末及结息日营业终了办理日结后作好所有数据文件的备份。备份数据的软盘应加贴写保护、贴标签并在标签上注明编号、日期、备份内容，同时作好书面登记。会计主管应定期检查备份软盘或磁带数据，以保证备份数据的完整可靠。
第八章 外汇会计决算
一、外汇会计决算运用计算机进行所要作的准备工作：
１．各种决算报表标准格式文件根据总行统一规定格式设立，凡会计科目或会计帐户发生变更，都必须修改计算机中有关的决算报表标准格式文件。
２．年终结转控制文件是本年度会计科目结转到下年度相应会计科目的控制文件，内容与会计科目结转对照表基本相同。凡本年度会计科目发生增加、修改、删除或本年度科目结转发生变化，均应修改计算机中年终结转控制文件。
３．准备好色带、打印纸，并保证有良好的供电系统。
二、将上年度帐簿过入新年度帐簿前，应将余额为零而尚有积数的帐户单户结息，打印各种对帐签证单，打印全部帐页及各种登记簿，作好年终所有数据文件备份。
三、计算机自动将上年度帐簿过入新年度帐簿后，应对所有数据文件重新索引，利用系统功能对数据进行正确性检查，并将结转后的数据文件备份。
四、决算调整期调整上年度帐务，应区别不同情况处理：
１．凡使用计算机调整上年度帐目的，各种帐簿待上年度帐目全部调整完毕后打印，并保留一套上年度旧帐不作年终结转。处理方法是：
将年终结转前全部数据文件拷入备用机，凡发生需调整上年旧帐业务，凭旧年度的记帐凭证在备用机中单独记载上年度旧帐。记帐日期以调整日期为准，当天发生调整上年旧帐，当天进行日结，登记明细帐、总帐并进行帐务核对。隔天发生调整上年旧帐，应将系统日期跳至该日，再按上述方法进行处理，直至决算调整期结束，打印出上年度帐簿。
２．不使用计算机调整上年度帐目的上年旧帐的调整，必须在打印全部帐簿后进行，计算机不保留上年旧帐系统。凡发生需调整上年度旧帐业务，凭旧年度的记帐凭证手工记入计算机打印的上年帐簿，核算方法与手工核算调整上年旧帐方法相同。
上述两种调整上年旧帐方法，前者计算机可编制各种决算报表，后者需要手工辅助，凡决算调整期发生调整上年度会计事项，需手工调整计算机打印的决算报表。
第九章 外汇会计资料保管
一、外汇会计资料包括计算机打印的会计凭证、帐簿、报表和按规定备份的各种磁记录。
二、会计凭证按日装订，帐簿按年装订，报表视情况按季或按年装订。保存期限按国家档案部门规定执行，流水帐复核单的保存期限与总帐簿相同。
三、按规定备份的各种磁记录，应区别不同情况确定保管期限：
为恢复到当日某一阶段数据的各种日间备份，保留到当日日终；日终备份保留一个月；月末及结息日所有数据文件备份保管两年；年终结转数据文件保管两年。
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四、对日终备份、月末及结息日的所有数据文件备份应作到异地存放，存放环境应具备计算机数据介质存放条件，确保安全。要建立严密的交接、保管、使用登记制度，不得随意复制，确需复制或调用的，需经会计主管人员签字同意。对超过保管期限的各种磁记录，应按有关规定及时清理。
五、人机并行阶段手工核算的会计资料列入会计档案保管。计算机打印的会计凭证、帐簿（含流水帐复核单）、会计报表和按规定备份的各种磁记录，仅作为验收时人机帐务核对的依据。
第十章 外汇会计电算化管理要求
一、外汇会计电算化软件开发由总行统一组织，各行不得重复开发和修改。软件开发和维护由总行国际业务部提出需求，计算机中心负责设计、修改。国际业务部和计算机中心共同组织验收。
二、软件对外保密。软件对外交流需经总行计算机中心和国际业务部批准。各行不得私自复制和转让。
三、设备的安装、调试由计算机部门负责，日常操作管理由国际业务部负责。
四、计算机使用场地的装修由计算机部门提出要求，交付使用后由国际业务部会计部门负责管理。
五、各级管辖行外汇会计部门应配备系统管理员。其主要职责是：
１．熟悉外汇会计制度及外汇会计核算办法有关规定和手续，熟练掌握计算机核算基本方法、操作技能及管理要求。
２．督促检查会计电算化管理制度的执行，协助计算机部门解决会计电算化过程中出现的问题。
３．负责辖内外汇会计核算软件正常运转后的应用与管理，指导操作员进行正常操作，负责向计算机部门提出新旧版本转换的会计核算要求。
４．根据业务开展和制度变更，对会计核算软件的日常维护提出业务需求，调试修改后的外汇会计核算软件。
５．对辖内外汇会计人员进行电算化知识辅导和培训，努力提高电算化水平。
六、国际业务部要建立具有相互制约的岗位责任制。分别设立系统管理、会计主管、柜台审核、输入、复核、综合、事后稽核等岗位。各岗位的人员配备，在满足下列要求前提下，可根据业务量大小采取一人多岗和一岗多人。
１．软件设计和维护人员不得参与核算操作，操作人员不得从事软件设计和维护。
２．操作员与复核员不得由一人兼任。
３．会计资料保管员不得从事操作，操作员不得保管会计资料。
４．操作员不得保管联行密押和印章。
七、设备管理必须符合下列基本要求：
１．各行应配备备用机和后备电源，以保证营业的正常进行。
２．制定上机操作规程，严格开机、关机步骤。操作员发现异常情况，应通知维护人员查修。在故障未排除前不得使用机器。
八、计算机使用场地是外汇会计核算的重要场所，应注意防尘、防潮，作好设备清洁保养工作。未经许可无关人员不得入内。严禁携带易燃、易爆、易污染、磁性及腐蚀性固、液、汽体物品。
九、外汇会计软件投入运行后各电算化行应留有软件副本。凡直接用于会计核算的计算机，不得运行其他部门的应用软件。会计核算软件及与软件有关资料（如《操作手册》、《技术手册》等），属于内部资料，未经许可不得拷贝或外借。
十、进入系统或启动系统各功能模块的密码，是系统赋予各级操作员的权限，各行必须按权限级别严格掌握，不得扩大到无关人员，密码应定期或不定期更换。
十一、进入系统或启动各功能模块的密码必须严格按系统设置的权限级别控制，防止越权操作。
十二、数据备份是故障后援的保证，各级行必须按系统设置作好各种备份。已备份的会计业务数据应作到异地存放。凡在记帐、编制打印联行报单、日终轧帐时发生掉电、死机或误操作造成数据损失，应使用系统提供的故障后援修复数据。一旦发生系统崩溃计算机无法正常启动，则应利用数据备份恢复到故障前状态。
十三、对计算机病毒的预防及处理应严格按计算机部门有关规定办理。各行须设专人负责计算机病毒的预防和清除工作，并参加当地公安计算机安全监察机关建立的“疫情”网。外来软盘或拷贝的软件一律要在专用机上进行病毒检测，清除病毒后方可试用。试用前要作好数据备份。新购置的机器或经维修部门维修后返回的机器启用前需经病毒检测，作好数据备份后方可试用。严禁在运行外汇会计软件的计算机上安装或运行任何与外汇会计无关的软盘。
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中国人民建设银行外汇会计核算电算化及其管理规程
外汇会计核算应用电子计算机必须实施严格的管理，以保证外汇会计核算的准确、合法和安全。
第一章 系统初始化
系统初始化是整个系统正常运行的基础，必须慎之又慎，切实作好。
一、系统初始化的准备工作
１．由于软件系统是严格按照“外汇会计制度”和“外汇会计核算办法”进行开发的，在进行系统初始化前必须按上述文件认真检查、严格规范有关会计核算方法，调整有关核算数据。
２．系统初始化前应认真阅读系统操作手册，模拟运行软件，熟悉应用软件的各种功能，并根据系统初始化的内容对人工核算的总帐、明细帐及各类登记簿进行整理。
二、系统初始化工作
１．建立基本文件
会计主管人员与计算机人员应密切配合、打印系统中已有的基本文件，并进行核对修改，以保证该文件正确无误。
基本文件主要包括：科目字典、凭证摘要、外汇牌价表、联行、下级行名册、利率表、利率计算公式（若计息有３６５天的要进行调整）、交易代码表、结算、联行分录控制表、外汇买卖分录控制表、银行基本信息表（可根据本行代理行、帐户行不同进行增删）、代理行编码表、境外帐户表等。
２．在初始化模块的系统维护子系统中正确设置运行环境参数。如结算子系统与会计子系统是否链接，外汇买卖、联行汇款、辖内清算等模块是否启用、终端打印机选择等。
３．键入建帐有关数据。主要包括：
（１）建帐日期选择，一般选择月初或结息后，一旦确定不可更改。
（２）操作员编号、口令并按有关规定设立权限（允许操作模块、输入、复核、系统管理、查询等）。
（３）建立客户代码、客户帐号。
（４）固定帐号设置（包括固定分录表中帐号）。
（５）建立辅助信息，包括帐户、科目往日数据（如全年完整数据、每月初、月末数、贷款利率变动、还款、支款、积数等）、以往登记簿数据。
（６）联行帐号要按联行名册中的行号及有关规定设置。
４．将人工总帐、明细帐移入计算机，除输入帐页、帐首有关栏外还必须输入下列内容：
（１）总帐：年初余额、本年借方、贷方发生额、月初余额、本月借方、贷方发生额、当前余额、本年借方、贷方凭证张数、本月借方、贷方凭证张数等。
（２）明细帐：各月数据
贷款帐：余额、日数、积数、对分期还款、利率浮动的还要输入还款计划表、支款情况等。
存款帐：余额、日数、积数等。定存还应在帐首输入起止日期。
四栏式帐页：逐笔输入期初余额中所包含的各笔金额、业务编号等。
外汇买卖类特种帐页：应同时输入本外币余额。
其他帐：余额。
表外科目帐：余额等。
三、系统初始化完成前还应作好以下工作：
１．将输入的总帐、明细帐数据打印输出与手工帐全面核对。
２．备份全部初始化数据。
３．将打印输出的全部数据加盖公章及个人名章连同备份数据一并保管。
上述一至三项工作完成即可确认初始化工作完成。
四、使用新外汇会计软件替换原外汇会计核算软件，并利用专用转版软件进行数据转换的，应遵循下列基本规定：
１．在原版本日结后作好数据备份，并打印完全部帐簿后才可进行数据转换。
２．利用软件转换数据后应将转换后的数据通过初始化功能在屏幕上逐一显示，发现错帐或漏项及时修改。
３．将转换数据进行正确性检查（内容同三规定），确认无误后方可使用新版本核算。新版本运行正常后原版本停止使用。
４．将转版后的数据打印输出并列入会计档案保管。
第二章 数据输入
数据输入包括输入和复核两个环节，必须严格按操作规程进行。
一、数据输入由指定的操作员办理，非操作员不得上机操作，在运行过程中，若操作员离开工作现场必须退出系统，防止他人越权使用。
二、数据输入必须是合法有效的会计凭证或业务指令，操作员不得将未经审查或应由会计主管及其他部门主管审批的凭证及业务指令上机处理，不得擅自更改记帐凭证。
目前国际业务部采用多用户微机，主要输入模块有五个人机界面：
凭证录入：记帐凭证逐笔录入。
外汇买卖：原始凭证或业务指令成套录入。
联行汇款：原始凭证或业务指令成套录入。
辖内清算：总行报文或境外帐户行报文成套录入。
结算接口：结算部门传来数据成套录入。
业务有交叉时输入处理顺序：
外汇买卖联行汇款
↑↓→↑↓→辖内清算
国际结算凭证录入
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