税务

第一章　总则

    第一条 为使国家外汇管理局公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》(国发(2000)23号)和《中国人民银行公文处理办法》(银发(2000)360号)，结合国家外汇管理局的具体情况，制定本办法。

    关联法规：        

    第二条 外汇局的公文(包括电报，下同)是外汇局在进行公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针政策，发布外汇管理规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。


    第三条 公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。


    第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。


    第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密的安全。


    第六条 国家外汇管理局综合司是外汇局公文处理的管理机构，并指导各分支机构的公文处理工作。


    第七条 外汇局各分支机构、总局机关各司要遵照本办法做好公文处理工作。各单位负责同志要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，加强对公文处理工作的领导和检查。

 

第二章　公文文种及类别

    第八条 国家外汇管理局公文文种主要包括：
　　(一)命令(令)
　　适用于依据法律、行政法规，并经中国人民银行授权，发布部门规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
　　(二)决定
　　适用于对重要事项或重大行动作出安排；奖惩有关单位及个人；变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
　　(三)公告
　　适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
　　(四)通告
　　适用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。
　　(五)通知
　　适用于传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；发布规范性文件；任免和聘用人员；批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。
　　(六)通报
　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
　　(七)请示
　　适用于向上级机关请求指示、批准。
　　(八)报告
　　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
　　(九)批复
　　适用于答复下级机关请示事项。
　　(十)意见
　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。
　　(十一)函(复函)
　　适用于不相隶属的机构之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请求批准和答复审批事宜。
　　(十二)会议纪要
　　适用于记载和传达会议情况和议定事项。
　　(十三)行政处罚决定书
　　适用于对境内金融机构、企事业单位、居民个人等监管对象违反外汇管理规定行为依法给予行政处罚。
　　(十四)行政处罚告知书
　　适用于对境内金融机构、企事业单位、居民个人等监管对象违反外汇管理规定行为拟进行行政处罚的告知。
　　(十五)复议决定书
　　适用于对行政处罚当事人复议申请的审理决定。
　　(十六)内审结论和处理决定
　　适用于国家外汇管理局向系统内被检查单位作出内审检查结论、处理决定并提出要求。


    第九条 国家外汇管理局公文类别主要包括：
　　(一)局发文
　　总局机关的局发文是以国家外汇管理局名义印发的文件，主要有国家外汇管理局令、汇发、汇报、汇函、汇复、汇传、汇任、汇人、汇审、汇检罚、汇便函等公文字号。
   1．国家外汇管理局令：用于经中国人民银行授权，国家外汇管理局根据法律和行政法规发布部门规章以及公布重要事项。令按年编号，格式为“国家外汇管理局令XXXX年第XX号”。
   2．汇发：用于向国务院、人民银行等上级部门请示和报告工作；转发党中央、国务院重要文件；转发相关法律、法规和有关部门规章；发布外汇管理规范性文件及其他重要事项；向分支机构布置工作、通报重要情况；对监管对象提出监管要求或拟进行行政处罚的告知，以及作出复议决定等。汇发字公文中包括请示、报告、决定、公告、通告、通知、通报、意见、行政处罚告知书、复议决定书等文种。
   3．汇报：专用于向中央、国务院和人民银行领导同志个人请示、报告工作，汇报、说明情况。汇报字公文包括请示、报告、意见等文种。
   4．汇函：用于与有关部门、地方人民政府、金融机构以及其他机构商洽工作、回复意见等。汇函字公文文种为函等。
   5．汇复：用于对金融机构和其他监管对象、外汇局公支机构的请示的回复。汇复字公文文种为批复。
   6．汇传：用于以电报形式发送的紧急公文。汇传字公文文种包括通知、批复、函等。
   7．汇任：用于国家外汇管理局人事任免事项。汇任字公文文种为通知。
   8．汇人：用于国家外汇管理局重要人事发文。汇人字公文文种包括通知、批复、函等。
   9．汇审：用于向系统内被检查单位作出内审结论、处理决定并提出要求。汇审字公文文种为内审结论和处理意见。
   10．汇检罚：用于对境内金融机构、企事业单位、居民个人等监管对象违反外汇管理规定行为依法给予行政处罚。汇检罚字公文文种为行政处罚决定书。
   11．汇便函。
　　(二)综合司发文
　　综合司发文是局发文的重要补充形式，既可由综合司起草，也可由其他各司起草。综合司发文可用于以下情况：发布总局机关或系统的内部管理办法、规定及其修订补充；印发领导同志批示，转发不相隶属机关的文件；与国务院各部门、地方人民政府办公厅(室)商洽工作、征求意见或回复意见；对外汇局发布的部门规章、规范性文件及政策制度等咨询的回复，以及对分局有关请示的批复；各类会议、培训通知；总局机关内部确需以公文形式处理的事项；等等。
　　综合司发文的公文字号有：
   1．汇综发。文种包括请示、报告、通知、通报等。
   2．汇综函。公文文种为函。
   3．汇综复。公文文种为批复。
   4．综便函。
　　(三)司发文
　　总局除综合司外的内设司可向分局对口处室，以及相应的其他机构行文。
　　总局除综合司外的内设司发文(以下简称“司发文”)适用于：布置本司业务范围内的日常性、事务性工作，如专项调查、上报数据等；在本司职权范围内答复下级请示的事项；印发仅要求分局对口处室有关同志参加的专业会议、培训班通知；印发本司专业会议纪要、阶段性工作要点、计划和总结；与其他部门相应的机构联系、商洽工作等。其中，印发会议、培训通知、会议纪要、阶段性工作要点、计划和总结等，事先应签报局领导审核批准。与其他部门相应的机构进行联系、商洽工作确需行文时，只能以函的形式行文。司发文不得用于制发外汇管理政策性、规范性文件，不得代替总局审批下达应当由总局审批下达的事项。
　　对少数特别事项，经局领导批准，部分司可以对分局发文。
　　司发文由主办司自编文号。
　　(四)其他发文
　　总局机关的其他发文主要包括：
   1．中共国家外汇管理局党组发文，公文字号为汇党组；
   2．中共国家外汇管理局机关党委发文，公文字号为汇机党；
   3．国家外汇管理局机关纪检部门发文，公文字号为汇纪；
   4．国家外汇管理局机关监察部门发文，公文字号为汇监；
   5．国家外汇管理局人民来信来访办公室发文，公文字号为汇信办；
   6．国家外汇管理局保密办公室发文，公文字号为汇密。


    第十条 外汇局行政复议类法律文书待《国家外汇管理局行政复议办法》出台后按其规定办理。

    关联法规：    

    第十一条 国家外汇管理局分支机构按照本章规定的原则规范本单位的发文类别、字号。

 

第三章　公文格式

    第十二条 国家外汇管理局公文包括以下内容：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、内部发送、主办单位、印数、印发机关和印发日期等。
　　(一)秘密等级及保密期限。对涉及保密事项的公文，应根据《中国人民银行国家秘密范围和管理规定》及《国家外汇管理局国家秘密保密期限一览表》确定密级和保密期限，并标注在公文首页的右上角，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
　　(二)紧急程度。紧急文件分为特急、急件两级，紧急电报分为特提、特急、加急、平急四级。
　　紧急程度由主办司提出意见，局核稿部门确认。
　　(三)发文机关标识。标明公文制发机关的字样，应使用发文机关全称或规范化简称；联合发文应排列所有签发机关。
　　(四)发文字号。公文字号一般包括发文机关代字、年份、序号。联合发文，只标明主办机关发文字号。
　　(五)签发人。上报的公文，应当在首页注明签发人及会签人姓名。
　　(六)标题。公文标题一般由发文机关，相关介词“关于”、“对”，内容摘要和文种词四部分组成。公文标题应准确、简练地概括公文的主要内容，正确规范公文种类。公文标题一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号。
　　(七)发送范围。主送单位是公文的主要接受对象，即需按照公文内容答复问题、办理工作的单位；抄报单位是需要了解公文内容的上级机关，抄送单位则是需要了解公文内容的平级、下级单位或主送单位的相关领导和管理机关；内部发送单位为公文制发机关内部需要了解公文内容的领导和单位。发送范围应统一使用全称或规范化简称。
　　国家外汇管理局令不确定主送、抄送单位，只确定分送范围。
　　(八)附件。公文的附件是指随公文正文发出的文字材料及表格。公文如有附件，应注明附件顺序和名称。
　　(九)印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
　　(十)成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
　　(十一)公文如有附注，应加括号标注。上报的“请示”应当在附注中注明联系人姓名和电话。
　　(十二)主题词。是用于公文分类和检索的标识符号，由类别词、内容词和文种词组成，每一公文主题词一般不超过5个词或词组。
　　(十三)公文文字从左到右横写横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字(按其习惯书写、排版)。


    第十三条 公文中各组成部分的标识规则，按照《国家外汇管理局公文格式》执行。

 

第四章　行文规则

    第十四条 行文应当确有必要，注重效用。


    第十五条 公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，因特殊情况确需越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。
　　发文机关向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机关。


    第十六条 公文应遵循“明来明复、密来密复”的原则。


    第十七条 国家外汇管理局与中国人民银行的行文关系
　　(一)国家外汇管理局在职权范围内可单独对外发文。
　　(二)国家外汇管理局向国务院请示报告工作，一般以中国人民银行名义报文。国家外汇管理局代拟人民银行发文，应事先以签报向人民银行请示，代拟稿中如涉及外汇局分局来文，应在请示中加以说明，不在代拟稿中直接体现。遇有紧急情况，国家外汇管理局需直接行文请示报告国务院及有关领导人时，应同时抄报中国人民银行。
　　(三)凡可以国家外汇管理局名义发文，但需经人民银行批准同意的，在报经人民银行批准同意后，在文中写明经人民银行批准或同意的字样，由国家外汇管理局自行发文。
　　(四)凡不便以国家外汇管理局名义发文的，可以根据不同情况进行处理：一是国家外汇管理局将文件上报中国人民银行，由人民银行批转或转发；二是直接以人民银行名义发文。
　　(五)国家外汇管理局原则上不同人民银行联合行文。如必须与中国人民银行联合发文时，国家外汇管理局应列在中国人民银行之后，并使用人民银行文头、文号。


    第十八条 向上级机关的“请示”，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；“请示”应当一文一事；“报告”中一般不得夹带请示事项。


    第十九条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。


    第二十条 国家外汇管理局向分支机构行文布置工作、提出要求和通知有关事项，应当在行文前协调形成总局机关内部各司的一致意见。如涉及其他司管理范畴，主办司必须会签相关司意见。


    第二十一条 属于外汇局职权范围内的事务，一般应由外汇局自行发文；如涉及其他部门职权的，可与其他相关部门联合行文。


    第二十二条 国家外汇管理局内设机构(综合司除外)不得与其他行政机关及其内设机构联合发文。


    第二十三条 外汇局分支机构上报重要报告和需国家外汇管理局批复的请示，必须主送国家外汇管理局，不得直接主送总局内设相关业务主管司。
　　总局相应的批复由业务主管司起草，以局发文或综合司发文形式行文。


    第二十四条 外汇局分支机构根据总局相关业务主管司的要求上报的有关数据、情况等的报告，以及就具体业务操作问题上报的请示，应以该分支机构的名义或其内设处室的名义向总局对口的业务主管司行文。
　　总局业务主管司可以在职权范围内以司发文的形式对下级请示事项予以答复；对超越本司业务权限的，应请示局领导后予以答复，但不得以司发文制发外汇管理政策性、规范性文件。


    第二十五条 转发文件
　　(一)转发上级机关的文件，一般使用局发文形式。
　　(二)转发同级机关和不相隶属机关的文件，如果没有新的要求和工作部署，一般以综合司发文形式转发。
　　(三)国家外汇管理局原则上不转发或批转分支机构或金融机构文件。如情况特殊，确需转发或批转时，一般以综合司发文形式转发或批转。


    第二十六条 国家外汇管理局根据法律和国务院的行政法规、决定、命令，经中国人民银行授权对外发布部门规章，必须以国家外汇管理局令的形式发布，并刊载于《国家外汇管理局文告》。

 

第五章　发文办理

    第二十七条 发文办理程序是指制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、封发等程序。


    第二十八条 公文拟稿应符合以下要求：
　　(一)公文内容应符合国家的法律、法规及其他有关规定。拟稿人应主动查询有关法律法规，查阅过去办理的相关文件，做好衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并同时拟写签报加以说明。
　　(二)办理公文时必须附相应的办文依据。依据对方单位来文办理的公文，应附对方单位来文及以前办理的相关文件等；如属政府或政府办公厅(室)转我局办理的各部门、下级政府来文，应附政府或政府办公厅(室)的批办件；根据领导批示或签报办理的公文，应附领导批示及签报；根据会议议定事项办理的公文，应附有关会议纪要；因工作需要主动办理的公文，应附签报说明发文原因及有关情况。
　　(三)拟写公文应做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
　　(四)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
　　(五)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
　　(六)要求上级机关批转公文的请示，应代批转公文的上级机关拟定批转文稿。
　　(七)人名、地名、数字、日期、引文要准确、规范。
   1．引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用公文一般应原文引用，引用的原文部分应标注引号；不便原文引用的，必须准确引用原意，不标注引号。引用外文应当注明中文含义。
   2．公文中，同一人员、机构、地点的称谓要前后一致。使用简称应用规范化简称，如使用非规范化简称，一般应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
   3．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
   4．应当使用国家法定计量单位。
   5．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、在具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
   6．日期应当写具体的年、月、日
　　(八)需随正文印发的附件，应在发文面函上注明；为领导审核签发公文准备的相关背景材料附于正文后上报，但不在发文面函上注明。
　　(九)拟稿要按规定填写发文面函各项内容，面函各项签名应用钢笔或签字笔书写，其他项目应打印。文稿正文应统一使用A4型纸，并按规定套用统一的模板打印。


    关联法规：    

    第二十九条 公文审核
　　公文审核实行分级负责制。主办单位起草文稿后，应先经主办单位综合处核稿后，再报司领导审签。所有局发文送局领导签发前，应经综合司核稿。
　　公文审核的主要内容包括：
　　(一)是否确需行文。
　　(二)行文方式及级别是否妥当，是否符合行文规则。
　　(三)是否符合党和国家的方针政策，是否符合国家法律和行政法规。
　　(四)是否符合公文拟制的有关要求，文字是否准确、通顺、精炼。
　　(五)内容涉及其他部门的文稿，是否经过协商、会签，意见是否一致，如意见不一致，主办单位有否加以说明。
　　(六)发布部门规章或规范性文件是否经法规主管单位审核会签，并明确标注“是否上网发布”和“是否刊登《国家外汇管理局文告》”；主办单位是否配有必要的新闻宣传口径。
　　(七)是否符合公文处理程序和公文格式的规定。
　　(八)有关的附件、资料是否备齐。
　　(九)密级确定是否合乎规定。
　　(十)主题词标引是否准确。
　　(十一)主送、抄送、内部发送范围是否恰当。
　　(十二)发文稿纸及版面是否整洁。
　　各级核稿部门在按照以上内容对文稿进行全面审核的同时，主办司首先对文稿的政策性、内容的正确性和文字的准确性负责，综合司主要对文稿是否合乎行文规则和格式规范进行审核。
　　经综合司审核需作较大改动或存在较大疑问的，综合司应主动与主办单位协商修改。对文稿质量存在重大问题的，由综合司按照有关公文退办制的规定退回主办单位重新办理。
　　核稿人员要认真、及时处理文稿，不得无故压文。综合司将经审核的文稿退回主办单位誊清的，主办单位应在1个工作日内将文稿誊清并送综合司。对退回改写的公文文稿，主办单位应在3个工作日内将改写后的文稿送综合司。综合司应重新审核无误后方可上报局领导。


    第三十条 公文的内容涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门应在文中列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关或领导协调或裁定。


    第三十一条 公文的会签
　　(一)本单位主办的公文内容涉及其他单位业务的，应办理会签(包括局内会签、局外会签)。
   1．局内会签
　　会签司应在接到会签文稿后3个工作日之内提出会签意见，将会签后的文稿返还主办司。急件应随到随签。
　　会签司如对文稿有不同意见，应附以说明，经司领导签字或加盖公章，会签意见方具有效力。一般应使用A4型纸张提出会签意见，不得使用方便贴等不符合归档保存要求的纸张。
　　主办司对会签司提出的不同意见应主动进行协商，争取形成协商一致的文稿上报局领导。对文稿内容不能协商一致的，应由主办司向局领导写出不能采纳会签司意见的理由，并将会签单位意见附后，请局领导裁定。
   2．局外会签
　　局外会签应在局领导签发后，由综合司将文稿转送局外有关部门会签。送出前，综合司应将文稿复印备查。文稿的主办司应主动跟踪会签情况，催收会签意见。
　　综合司收到经局外有关部门会签的文稿，应重新核稿。会签部门没有不同意见的，报经局领导同意后按有关发文程序送印。会签部门提出不同意见或作出重大改动的，应退回主办司。
　　由主办司酌情修改或与会签部门沟通协商，将会签情况写成签报，连同拟印发的文稿送签发的局领导重新审签，必要时再次会签。
　　如是上报上级机关的公文，我局与会签部门意见不能协商一致的，应在文内说明局外会签部门的不同意见和理由以及我局的建议，请上级机关裁定。
　　(二)由其他部门主办、送我局会签的公文，按照以下程序办理。
   1．由综合司按照本办法第六章有关收文办理的规定进行登记并加贴“文件处理单”分办。其中，涉及局内多个司业务范围的，应根据情况确定一个司为主办单位，由主办单位负责牵头办理，其他有关司为协办单位。综合司应将文稿原件送主办单位，复印件送协办单位。
   2．各承办司要对来文的政策内容、文字表述、公文格式、主抄送单位、密级等方面进行审核。主办单位应主动协调各协办单位及时提出会签意见，并进行汇总。各承办司对来文没有不同意见的，或只在文稿上作个别文字修改的，应由主办单位直接在“文件处理单”上签注意见建议局领导会签。对来文有重大意见分歧或修改意见的，主办单位应起草致来文部门的发文稿，与来文一并报送局领导审签。一般情况下，提出会签意见的发文应采用国家外汇管理局便函或综合司便函形式。起草便函既可以由主办司按照一般发文处理方式填写发文面函办理，对于内容较简单的也可以由主办司直接打印成文，经综合司核稿后呈报领导签批。
　　上述工作一般应在5个工作日内完成，来文部门另有时限要求或“文件处理单”明确规定时限的，按照要求办理。来文如需我局联合发文的，应按照本章有关公文审核的规定进行核稿。
   3．局领导会签文件一般按对等的原则由局长或分管局领导签发。对重要的会签文件，分管局领导应在会签前报送局长审核。
   4．经局领导会签的文稿，由综合司秘书处封退来文部门，同时将文稿复印留存，其中需要联合发文的，还应印送文档部门备案。
   5．经局领导同意发文向来文单位提出会签意见的，按有关发文程序送收发部门编号后办理。由秘书处将会签意见连同会签发文稿一并退来文单位，送出前应复印备查。


    第三十二条 公文的签批
　　(一)以国家外汇管理局党组名义发送的公文，由党组书记或书记授权的党组成员签发。以国家外汇管理局名义向国务院、人民银行上报的公文，经分管局领导审核后，报送局长签发。以国家外汇管理局名义发布的外汇管理规定、制度、办法、决定、命令等公文，经分管局领导审核后，报送局长签发。以国家外汇管理局名义下发的专门性公文，由分管局领导签发，必要时报局长审核。
　　(二)综合司发文由综合司负责人签发，必要时需报主办司分管局领导审核。除综合司外的其他司发文由主办司负责人签发，必要时需报经分管局领导审核。
　　(三)国家外汇管理局分支机构上报的重要公文，应由分局局长(外汇管理部主任)审核签发。
　　(四)签批公文时，主批人应当明确签署意见、其他审批人圈阅视为同意。
　　(五)签批公文，应使用钢笔、毛笔或签字笔。各级经办人员和领导签批公文都应注明签批日期。
　　(六)联合行文，应由牵头制发公文机关的领导首先签批，再送联合发文的其他机关领导签批。
　　(七)领导签批后的公文，原则上不得改动。如确需改动，必须报签发领导重批。公文签批后，除签批人另有要求的以外，原则上应当天或次日送印。


    第三十三条 公文的打印
　　(一)送文印部门打印的文稿，应先送交收发部门登记、编号，并根据发送范围确定打印份数。
　　(二)正式行文印发的公文，由文印部门统一打印、排版。送文印部门打印的文稿应有签发人和核稿人签字。


    第三十四条 公文的校对
　　总局机关公文实行三次校对制度。文稿打印完毕后，由拟稿人一校，二校、三校由文印部门负责。经一校后的文稿仍存在较多问题时，二校人可要求一校人重校。
　　校对时如对原稿有疑问，应及时与拟稿人或核稿人联系，更改原文必须交由核稿人报签发人重批。


    第三十五条 公文的缮印和用印
　　(一)公文文稿经打印、校对后，按照《国家外汇管理局文件印刷排版格式》正式印刷。印刷前，应再次对公文文稿进行核对，核对内容包括有无签发人签字，是否经过核稿、校对，附件是否齐全，发送份数和密、急程度是否准确等，核对中如发现疑问，应及时向拟稿人、核稿人和校对人查对。
　　(二)除会议纪要外，对外发出的公文应当加盖印章；联合发文要加盖所有发文机关的印章，但其中上报的公文只需加盖主办单位的印章。
　　公文用印只限于主送件和抄送件，用印前，必须检查是否经过有关领导人签发。盖章位置在公文末尾、成文日期中间。印章要端正、清晰，严防错盖。


    第三十六条 公文的封发和登记
　　用印后的公文，收发部门应按主、抄送的单位书写信封、编注信封号后封发，如有密级和紧急程度，应在信封上注明，绝密件要加盖密封戳。同时在原发文面函上签注封发日期，在原稿领导签发栏内加盖公章，将原稿退主办单位归档。
　　文件交换、投递要有签收手续，凡发出的信件，应取回发往单位或邮政挂号信件的凭证，需要通过机要邮局投递的机要件，由机要员负责登记，其机要信件凭证保留3年，邮政挂号信件凭证保留2年，以备查询。


    第三十七条 国家外汇管理局分支机构按照本章规定的原则规范本单位的发文办理程序。

 

第六章　收文办理

    第三十八条 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、拆封、登记、审核、分办、承办、督办等程序。


    第三十九条 收文审核
　　收到下一级分支机构和被监管机构报来的需要办理的公文，应当进行收文审核。对不符合本办法规定的公文，可在说明理由的条件下退回呈报单位。
　　审核的重点是：是否应由本单位处理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、行政法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。


    第四十条 收文的分办
　　(一)综合司收到局外来文后，按阅件和办件进行分办。
　　(二)阅件应根据职责分工送有关单位阅知，同时按照自上而下的顺序分别呈送局领导传阅。阅毕，应及时将正本文件存档备查。
　　(三)需办理或回复的文件，一般情况下，由综合司秘书处提出分办意见，登记“文件处理单”，交承办司办理。凡遇重要事项，应先将分办意见报综合司领导批示，必要时由综合司领导核报局领导批示。其中，涉及局内多个司业务范围的，应根据情况确定一个司为主办单位，由主办单位负责牵头办理，其他有关司为协办单位。综合司应将文稿原件送主办单位，复印件送协办单位。


    第四十一条 公文的承办和督办
　　(一)承办司收到交办公文后应及时按“文件处理单”的要求办理。主办单位应主动与协办单位协商，协办单位应及时将本单位的办理意见向主办单位反馈，由主办单位汇总提出办理意见(办理签报或发文等)，并根据业务管理权限报分管局领导审阅。除综合司分办不当的外，承办司不应直接将办理意见报送综合司。对不属于承办司职权范围或者不适宜由本司办理的，应由本司领导及时签注意见，退回综合司秘书处重新分办。
　　承办司根据分办要求起草发文稿或签报稿的，应将“文件处理单”连同来文附后备查。承办单位应按照有关公文办理时限的规定及时办理，并在“文件处理单”上填写办理情况。“文件处理单”或来文另有办理时限要求的，按要求办理。按照上述时限办理确有困难的，应当及时向综合司说明。
　　(二)主办单位根据“文件处理单”要求提出办理意见(办理签报或发文等)，经局领导审阅同意的，由综合司秘书处负责销项，并留存“文件处理单”备查，其他材料按照有关规定退转。
　　(三)综合司负责对承办司办理公文情况进行督办，对逾期未办结的文件，应要求承办司说明原因。综合司定期对各司办理情况进行记录、检查、评比。


    第四十二条 国家外汇管理局分支机构按照本章规定的原则规范本单位的收文办理程序。

 

第七章　文件、资料整理与归档

    第四十三条 凡是反映我局工作活动、具有查考利用价值的文件、资料均属归档范围。


    第四十四条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。


    第四十五条 归档文件、资料的整理原则
　　文书部门对文件、资料的整理是档案工作的一项基本制度。整理应遵循文件、资料的形成规律，保持其历史联系，区分不同保存价值，便于保管和利用。


    第四十六条 归档文件、资料整理的具体分工
　　(一)中共中央、国务院文件，由机要秘书整理。
　　(二)上级业务主管机关的来文、其他单位的来文，由对口单位整理，即谁办理的谁整理。
　　(三)以局名义发出的文件，由承办单位整理；以局名义召开的分局长会议等文件、资料，由综合司整理；各部门召开的专业性会议文件、资料，由会议主办单位整理；局党组文件，由党组秘书负责整理；局内各部门会签的文件，由主办单位整理。
　　(四)作为局发文重要补充形式的综合司发文，由代拟稿单位整理。
　　(五)下级报送的文件、资料，由承办单位整理。
　　(六)局内临时机构形成的文件，由临时机构单独整理，直接向我局档案室移交。


    第四十七条 归档文件、资料的整理要求
　　(一)归档文件、资料必须齐全完整；字迹材料要符合存档要求，字迹模糊的应复制，并附于原件后一并归档；已破损的要进行托裱；纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4规格进行折叠。
　　(二)归档文件材料应逐件固定。文件正本与定稿、附件为一件；来文与复文可为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册(本)为一件。同一件文件的不同稿本，按正本、定稿、图册等一册(本)为一件。同一件文件的不同稿本，按正本、定稿、草稿的顺序排列。


    第四十八条 归档文件、资料的整理程序
　　(一)各单位工作中形成的文件、资料，在办理完毕后，应及时全部交给本单位文书人员保管、整理、归档。具体步骤如下：
   1．分类
　　结合我局实际情况，归档文件材料以件为单位，统一按“年度－机构－保管期限－问题”逐级进行分类。保管期限分为永久、定期两类。定期保管的档案最高保管年限为50年，具体根据文件、资料内容分为50年、40年、30年、15年、5年五个档次。
   2．排列
　　在分类的基础上将文件材料按事由或结合时间、重要程度等因素排列。
   3．加盖档号章
　　归档文件应逐件在正本首页右上角的空白位置加盖档号章。
   4．编目
　　编目包括编制档案目录、备考表和填写档案盒盒脊。
　　(1)归档文件、资料应逐件编入档案目录，档案目录为打印件，用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。档案目录应按不同保管期限装订成册，并编制档案目录封面。档案目录连同封面应一式三份，一份本部门留存，另两份在移交档案时交档案室人员。
　　(2)备考表可视需要编制，如盒内文件有缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，应填入备考表。备考表应置于盒内文件、资料之后。
　　(3)归档文件材料应按件号顺序装入档案盒。
　　(4)应按规范填写档案盒盒脊，字迹材料应符合存档要求。
　　(二)中共中央、国务院文件，按发文机关的发文号顺序排列整理，不分类，按年编印目录，以便查考。


    第四十九条 归档时间与手续
　　每年4月底前，各单位应将整理好的前一年档案向局档案部门移交。移交应做到：
　　(一)应归档的文件、资料必须齐全完整；
　　(二)文件和电报按其内容的联系，合并整理；
　　(三)交接应认真核对，并履行签字手续；
　　(四)凡不符合要求或短缺文件的，由承办单位重新整理、补齐。


    第五十条 本机关负责人兼任其他机关职务，在履行其所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。


    第五十一条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。


    第五十二条 国家外汇管理局分支机构按照本章规定的原则规范本单位公文的整理、归档工作。

 

第八章　公文管理

    第五十三条 总局公文应由综合司专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。


    第五十四条 上级机关的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，经局领导或综合司司长批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。


    第五十五条 公开发布外汇局公文，必须经外汇局批准。经批准公开发布的外汇局公文，同外汇局正式印发的公文具有同等效力。


    第五十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。


    第五十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。


    第五十八条 文件应定期清理、收回和销毁。
　　机要文件由机要室负责清理、收回；其他文件使用人用毕应及时交由各司综合处保管，综合处应定期对文件进行清理，除应立卷归档文件以外，统一保管、集中销毁。
　　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合司负责人批准，可以销毁。
　　综合司负责组织总局机关的文件销毁。参加文件销毁的人员要认真负责，确保销毁文件的安全。销毁秘密公文应当到指定场所由局保密办公室二人以上负责监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。


    第五十九条 国家外汇管理局分支机构按照本章规定的原则规范本单位的公文管理工作。

 

第九章　附则

    第六十条 外事方面的公文，按照相关规定办理。


    第六十一条 公文处理中涉及使用办公自动化系统的，按照有关规定办理。


    第六十二条 本办法自2001年12月1日起执行。1998年12月10日国家外汇管理局综合司发布的《国家外汇管理局公文处理实施细则》(汇综发(1998)6号)同时废止。


    第六十三条 本办法由国家外汇管理局综合司负责解释。