各证券监管办公室、证券监管特派员办事处：
为落实《关于上市公司披露信息电子存档事宜的通知》(证监信字(1998)50号文)精神，规范上市公司披露信息电子存档工作，特发布本通知。请将本通知及附件转发辖区内上市公司，执行中有什么问题，请及时报告中国证监会。
1、电子存档范围
电子存档的文件包括：招股说明书、上市公告书、年报、中报、公开披露的临时公告以及发行、配股、重大事件的报审最终审定材料的摘要和全文，对报审材料中的政府批文、营业执照、签名等无法电子化的，暂不作电子存档要求，但需对相应纸质文档作妥善保存。
2、文件格式转换方法
所有电子文件用 Word 或 Excel 编写，版本不限，保存完毕后，还应另存为纯文本文件。具体方法如下：
运行Word或Excel，打开被转换文件，单击“文件”菜单中“另存为”，在“另存为”窗口中选“保存类型”为“带分行符的纯文本(＊．txt)”(在word中)或保存成“文本文件(以制表符分隔)(＊．txt)”(在excel中)。
对转换后的纯文本文件和原Word、Excel文件同时进行电子归档。
3、电子存档文件命名方法
为方便查询和处理，上市公司应规范电子文件的命名。交易所已经颁布电子文件命名规则的，按交易所规则的执行，交易所未作规定的，按以下规定执行：
电子归档文件名为？？？？XWYY(string)．＊，其中？？？？XWYY为基本项，必须填写；(string) 为可选项；＊ 为文件扩展名。
1)文件名基本项包括：
？？？？表示公司股票代码：深圳证券交易所的上市公司按原代码填写；上海证券交易所的上市公司填写股票代码的第一位和后三位，如上海石化，股票代码为600688，则应填写6688；
X表示电子文档内容类别，包括：
－A代表年报
－Z代表中报
－G代表股东大会相关公告
－J代表监事会相关公告
－F代表发行新股相关公告
－D代表董事会相关公告
－L代表其他临时公告
－P代表配股相关公告及报审材料
－S代表报审材料；
W表示顺序号：每年的公告按类别分别加上序号，顺序号由英文字母“A”至“Z”组成，分别代表“1”至“26”；同时有摘要和全文的文档，如年报，顺序编号为摘要在先，全文在后。
YY表示公告披露时间的年份后两位。如1999表示为“99”，2000年表示为“00”。
2) 文件名可选项：
(string)表示归档文件中文说明(“()”为区别符号，不使用于文件名中)，具体内容由上市公司根据公告自行确定，该选项只有在计算机操作系统是 WIN95 或以上版本才可使用。
3)文件扩展名
＊表示Word、Excel和纯文本文件的后缀名doc、xls和txt。
4、文件存档说明文件。上市公司归档保存时，还需要编写一个？？？？name．txt文件，在文件中对电子归档的所有文件做出详细说明，格式如下：
电子归档文件名—披露时公告完整的标题或完整的审批材料标题—披露的指定报刊名—此文档在指定报刊或最后审批通过的具体日期。
例：1998年6月26日公告的上海石化股东大会决议公告，电子归档文件名为“6688GA98股东大会决议．doc”，并在6688name．txt中对以上文件说明为“6688GA98．doc—上海石化股份有限公司1997年度股东大会决议公告—中国证券报(上海证券报)—1998年6月26日”。
中国证券监督管理委员会
1999.01.15
