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甘肃省金昌市人民政府关于发布《金昌市人民政府办公室收发文处理程序》的通知
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永昌县、金川区人民政府，市政府各部门、单位，中央、省属在金各单位： 现发布《金昌市人民政府办公室收发文处理程序》，自2008年1月1日起施行，请遵照执行。 二○○七年十二月二十日 金昌市人民政府办公室收发文处理程序 为了切实规范市政府办公室公文处理程序，提高办文质量和效率，根据《甘肃省实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则》，结合实际，特制定本程序。 一、发文处理程序 发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 （一）草拟。由秘书科或其他相关科室完成，其中部门需要以政府或政府办公室名义制发的公文，须经部门主要负责人签批，并按规定份数打印报市政府秘书科审核。不得将代拟文稿直接送市政府负责人或同时送几位负责同志签批。未经市政府秘书科审核的文稿，市政府负责人原则上不予受理签发。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商、会签，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门的主要负责人应予协调。仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。 会签应在首页专用发文稿纸规定位置处，署单位名称和会签人姓名。一般不能在复印件和代拟稿上会签。 草拟公文应做到： 1、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。 2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3、公文的文种应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。 4、拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。 5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。 6、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。政府规章和规章性文件按照有关规定办理。 7、使用国家法定计量单位。 8、文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。 9、公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。 10、草拟公文文稿，首页应使用本机关专用发文稿纸。打印稿正文用3号仿宋体字，每面排22行、每行排28个字。 （二）审核。草拟文稿完成后，在公文送负责人签发前，应由市政府办公室按程序进行审核。如公文涉及行政处罚或行政强制措施内容的，应先送市政府法制办进行法律审核并提出书面意见后，再送市政府办公室审核。公文审核一般按以下程序进行：秘书科科长——分管政务工作的副秘书长——归口副秘书长。其中公文内容重大、涉及群众切身利益的，按以下程序进行审核：秘书科科长——分管政务工作的副秘书长——主管副秘书长——秘书长。对以市政府名义制发的上行文、文件内容涉及到两个以上主管副市长的公文和其他确需市长签发的，按以下程序进行：秘书科科长——分管政务工作的副秘书长——主管副秘书长——秘书长——主管副市长或市长（由市政府办公室草拟的以市委、市政府或市委办公室、市政府办公室联合制发的公文，经主管副市长审核签署意见后，报送市委办公室按规定程序审核）。对属于办公室机关内部事务的公文，按以下程序进行：秘书科科长——分管政务工作的副秘书长——主管副秘书长。主管副秘书长在审核公文时应在文头“是否公开”处签署“是”或“否”字样。 审核的重点是： 1、是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文格式是否符合本细则的规定等。 2、公文内容是否符合草拟公文的规定。 3、需要会签的公文是否已送有关单位会签。 审核中，如文稿修改较多，不易辩认时，在送负责人签发前，应退拟文单位清稿，并附原修改稿再送审核部门运转。对不符合国家行政机关公文处理办法等有关规定或不具备审核条件的公文，报经分管公文处理的副秘书长同意后退回重办；造成误事的，由相关部门负责。 （三）签发。以市政府和市政府办公室制发的上行文和文件内容涉及到两个以上主管副市长工作的，以及确需市长签发的公文，由市长或主持工作的常务副市长签发。以市政府和市政府办公室名义制发的下行文或平行文，由分管市长按规定签发。对属于办公室机关内部事务的公文，由市政府秘书长或办公室主任签发。签发公文，签批人应明确签署意见，并签署姓名和时间。 （四）登记。公文签发后，应到机要室登记编号后送打字室排版。对未经分管公文处理的副秘书长审核和市政府负责人签发的公文，机要室一律不得登记编号。 （五）复核。公文正式印制前，由草拟公文的工作人员进行复核。复核的重点是：审核、审批、签发手续是否完备；格式是否统一、规范；附件材料是否齐全；文稿是否清晰、整洁等。复核无误后在文头“校对处”签署“同意缮印”字样，并签署姓名和时间，方可缮印。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 （六）缮印。按规定的公文格式印制后装订，确保文件无重页、漏页和空白页等。 （七）用印。用印前应当对公文进行全面审核，确认符合用印手续并在公文登记簿上登记后，方可用印，不得在文件的空白页上盖章，并确保印章端正清楚完整。 （八）分发。要严格按照发文范围登记后发送，对发文范围不能确定的要及时向公文拟稿者询问；分发传递密级公文，必须严格执行保密规定，采取保密措施，确保公文安全；书写信封要清晰、规范。 二、收文办理程序 （一）收文办理原则 1、收文办理应坚持实事实求是、执行政策、精简、高效、方便的原则，做到及时、准确、安全、统一、严谨、细致。 2、收文办理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。 3、收文办理必须在专门科室，配备专职人员负责此项工作，工作人员必须接受业务培训，具备有关专业知识，忠于职守，勤政廉洁。 （二）公文受理范围和渠道 市政府和市政府办公室受理国务院、国家各部委，省政府、省政府办公厅、省政府各委厅局，市委、市委各部委、各群众团体，兄弟城市政府和本市县（区）政府，市政府各部门、单位及中央、省属在金各单位发、送、报市政府或市政府办公室的公文。县、区政府和市政府各部门、单位下属单位的公文，除特殊情况外，一般不予受理。 市政府或市政府办公室受理的公文，一律由办公室综合科接收拆封、清点、登记、编号和分送。未经综合科接收的公文，运转中如发生误压、漏办、丢失等情况，责任由送、接公文的人员承担。 （三）收文办理程序 收文办理程序为：签收→拆封→核对→登记→拟办→批办→承办→催办→注结→归档。 1、签收。收到来文，查看是否属于公文受理范围，核实来文数量、封皮编号与投递是否相符，检查文件装封是否破散等情况，检查无误后，方可签收。 2、拆封。凡签收的公文均由市政府办公室综合科文件专管人员拆封，其他人员不得拆封。 3、核对。文件拆封后，要检查文件是否符合公文处理的有关规定，是否有缺页、装订不规范等差错。对受理的公文，凡不符合公文处理规定的，综合科可提出意见，予以退回。因不符合规定做退文处理引发的一切后果、责任由制发公文单位全权负责。 4、登记。收到的公文按来文机关或部门进行分类，按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数等逐项随即进行登记，并填写金昌市人民政府文件阅办单。 5、拟办。综合科要在当日将登记好的公文提交分管政务工作的秘书长提出明确的拟办意见。如果分管政务工作的秘书长公出或不能在单位正常上班时，应及时提交指定的秘书长提出拟办意见，送相关领导阅示。签批分急缓先后，急件、特急件随到随办。一般来文要在自接文时起1个工作日内提出拟办意见。从领导到办文人员，都要树立快节奏、高效率的观念，做到准确、及时、安全，严防压误、丢失和疏漏。 6、批办。综合科将已拟办的公文当日送相关领导审阅。若领导外出，一般可隔过下传或送给代管的领导审批；需要急办的重要公文，可电话请示或跟踪送批，不得迟缓。对拟办文件进行阅批，相关领导要在1个工作日内完成。阅批公文时，需办理件，要写清承办人员（单位）、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出翻印份数和发放范围等，最后要签名、注时。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应明确签署意见、姓名、审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已知。审批完成后要按文件夹上标注的联系电话，及时与办文人员联系，清退机要室。 7、承办。领导批办后的文件由市政府办公室秘书科根据批办意见在当日内登记并转相关部门具体办理。主办部门要全面领会和准确把握领导的批示意见，需要相关部门协助办理的，要主动联系协调，抓紧办理，不得推诿和延误，不得擅自改变或超出领导的批办意图。办理过程中遇到困难或问题，要及时向领导反映并提出解决问题的意见和建议。对上级机关交办的公文和下级机关的请示，有特别时限要求的要按时办理，一般文件要在5个工作日内给予答复。 8、催办。对转有关部门办理的公文，秘书科各分口秘书要及时转办和督促落实。问题简单或属急件的，可用电话催办；情况较复杂或电话催办无效的，则采用书面催办。催办人员要坚持做好催办记录，一周向各对口秘书长汇报一次催办情况；对多次催办无效的，分管秘书长亲自催办，办结后及时向有关领导反馈结果。特别对领导作出重要批示的、涉及时间长、面比较广的一些公文，要定期跟踪进行督促检查，并要求主办部门将办理情况以正式公文上报市政府或市政府办公室。批转办公室各科室、下属单位办理的文件、电报或其他事项，综合科要适时催办查办，督促承办科室及时办理并将办理结果反馈各相关领导。 9、注结。公文办理完毕，综合科要在〈收文登记簿〉或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要注明办理结果。 10、归档。公文办理完毕后，综合科应根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷）。要保证归档公文的齐全、完整，正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经过办公室负责人批准，可以销毁。涉密文件、资料的清理和销毁要及时上交市委办或市委废旧文件回收中心统一处理。 三、附则 （一）行政法规、规章方面的公文，按照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。企事业单位的公文处理办法可参照本程序自行制订。 （二）电子公文是指通过金昌市人民政府办公室统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据，与相同内容的纸质公文具有同等效力。 涉及电子公文的传输，依据国务院办公厅秘书局《电子公文传输管理办法》执行。 电子公文的收发文处理程序，待国务院制定有关规定后另行制定。 （三）本程序自2008年1月1日起施行。凡与本程序不一致的，以本程序为准。 （四）本程序由金昌市人民政府办公室负责解释。 甘肃省金昌市人民政府
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