驻外使(领)馆经商参处(经商室),驻马来西亚古晋总领馆经商室: 现将《对外贸易经济合作部关于驻外使(领)馆经济商务参赞处(经济商务室)档案工作的规定》印发给你们,请遵照执行。各单位制定的具体实施办法,请于1995年8月31日前报部办公厅。 附件:对外贸易经济合作部关于驻外使(领)馆经济商务参赞处(经济商务室)档案工作的规定 第一章 总则 第一条 为了加强驻外使(领)馆经济商务参赞处(经济商务室)的档案工作,根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》,结合经商参处(经商室)的实际情况及特点,特制定本规定。 第二条 经商参处(经商室)的档案,是指该机构在开展对外经贸工作及相关活动中形成的、具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。 经商参处(经商室)要按照统一领导、集中管理的原则,管理好本单位的档案,确保档案的完整、准确、安全和有效利用。 第二章 档案管理 第三条 经商参处(经商室)应有一名领导同志分管档案工作,按照档案工作的规定,对本单位的档案工作进行管理、协调、督促和检查。 经商参处(经商室)应配备兼职档案人员,其职责是协助本单位领导贯彻执行档案工作的规定,承担档案的具体管理工作。 外经贸部办公厅对经商参处(经商室)的档案工作实行监督和指导。 第四条 经商参处(经商室)的档案要集中保管。各单位应将档案存放在安全和利于保护的地方,并制定应变措施。 非本单位人员借阅档案须经领导同意,并办理借阅手续。 人员调动时,要清理档案材料,办理移交手续。 第五条 对在档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用等方面作出显著成绩者,经商参处(经商室)应给予表扬或奖励;对因违反档案工作的规定而造成损失者,应酌情给予批评或处分。 第三章 归档范围和保管期限 第六条 经商参处(经商室)在工作和活动中形成的、对日后工作有查考利用和保存价值的文件材料,都属于归档范围,主要是: 1.我国同驻在国之间的经济贸易协定、协议、议定书、会谈纪要、换文、合同、照会、最终结算确认书、交接证书、项目图纸等; 2.向国内的重要请示、报告、函电、以及电话记录等; 3.各项工作计划、总结报告、专题报告、简报、会议记录、决议等; 4.各项工作制度、办法、条例等; 5.各种统计报表、财会年度预决算报表等; 6.各项重要对外活动的照片、图片、录音带、录像带,以及领导人讲话,题词手迹等; 7.房地产协议、契约、产权证书、施工方案和图纸等; 8.有关机构变化、干部任免或调动的文体,以及雇用外籍职员合同等; 9.驻在国调研材料; 10.其他有查考、利用价值的文件材料。 第七条 保管期限分为长期、定期两种。 第八条 密码电报档案和会计档案的归档范围和保管期限,分别按机要工作和会计工作有关规定办理。 第四章 立卷归档 第九条 应归档的文件材料正本应及时报送国内,由主管部门立卷归档;如因工作需要,可留存副本或复制件。 第十条 对需要留存的文件材料,应随时整理立卷,年终进行归档。承办人或兼职档案人员承担立卷工作,要根据工作需要及国外的特点,本着利于工作、保密、应变的原则合理立卷。 对长期保存的案卷,应装订并拟写案卷标题和填写卷内目录。 对定期保存的案卷,可不装订。 对涉及国家秘密的案卷,要标明密别。 第五章 档案的鉴定与销毁 第十一条 经商参处(经商室)应本着“留存数量不宜过多,保管期限不宜过长”的原则,定期鉴定销毁档案。对确无保存、利用价值的档案,应登记造册,经领导批准,由2人签字监销。 对本单位无使用价值的,但对国内编写史料、研究问题等尚有使用价值的档案,应同国内有关部门联系后送回。 第六章 附则 第十二条 经商参处(经商室)可根据本规定,制定本单位档案工作具体实施办法。 本规定自1995年7月1日起实行,1958年4月23日制定的《驻国外大使馆商务参赞处档案管理暂行办法》即行废止。
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