审计署办公厅关于印发《审计署机关文书档案管理暂行规定》等文件的通知
署机关各单位：
为进一步规范署机关文书档案工作，现将《审计署机关文书档案管理暂行规定》、《审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法》和《审计署机关文书档案保管期限的暂行规定》印发给你们，请参照执行。执行中如有不同意见，请随时与办公厅档案处联系。
附件：１．《审计署机关文书档案管理暂行规定》
２．《审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法》
３．《审计署机关文件档案保管期限的暂行规定》
中华人民共和国审计署办公厅
一九九六年六月七日
附件１．
审计署机关文书档案管理暂行规定
第一章 总则
第一条 为加强机关文书档案管理工作，更好地为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我署实际情况，制定本规定。
第二条 本规定所称的“文书档案”是指本机关在行政管理活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。
第三条 文书档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关行政管理活动真实面貌的一项重要工作。建立与管理文书档案，是机关档案部门及各单位的一项重要职责。
第四条 审计署文书档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下开展工作，并随时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第二章 体制、机构和主要职责
第五条 文书档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。
第六条 审计署办公厅是本机关档案业务主管部门。署机关各单位的档案工作分别由办公室（综合处）负责，根据工作需要，须配备专职或兼职的文秘人员。
第七条 机关档案部门对文书档案的管理职责如下：
（一）贯彻执行国家档案工作法律、法规、建立健全机关文书档案工作规章、制度。
（二）集中统一管理机关文书档案，随时提供利用，为机关领导及各项工作服务，为党和国家积累档案史料。
（三）组织、指导、监督、检查机关各单位行政文书的立卷归档工作，确保案卷质量。
（四）进行档案业务培训与经验交流。
（五）办理领导交办的其它有关档案业务工作。
（六）按规定向中央档案馆移交应进馆的档案，做好库存档案的保管、鉴定、销毁工作。
第八条 机关各单位文秘人员的主要职责是：
（一）收集、整理、保管本单位在日常工作中形成的文件材料，为年度立卷做准备。
（二）办理本单位文件材料的登记、借阅与转递。
（三）做好借阅文件的催还及需立卷事项材料缺件的索要工作。
（四）做好文件材料的分类、组合、排列、编目等整理工作。
（五）做好文件材料的安全、保密、保护工作。
第三章 文书档案的收集与立卷
第九条 上级领导机关针对我署下发的、有关平行机关抄送的及署机关各单位在执行行政管理职能中形成的文件、电报及其它有关材料均属文书档案收集范围。主要文类有：
一、上级机关及平行机关发送的文件。
１．中发、中办、厅字、中委、国人等注有发文号的文件，中办通报等资料，由办公厅值班室负责收集，移交档案处。
２．国发、国办、国务院令等注有发文号的文件，国阅、国函、国办参阅等资料，由办公厅办公室负责收集，移交档案处。
３．联合发文。
（１）有关部委与审计署的联合发文，由办公厅秘书处负责向档案处分发。
（２）审计署与有关部委的联合发文，由文件承办单位负责收集、立卷。
４．有关部委文件由署内各归口单位负责收集、立卷。
二、审计署文件、电报。
１．党组发文：按国档局规定，机关各单位应将原稿与印件交办公厅值班室，由值班室负责收集、立卷。
２．署发文、署发电：由文件承办单位负责收集、立卷。
３．厅发文：由文件承办单位负责收集、立卷。
４．其它有保存价值的、具备指导、依据、取证、查考、借鉴作用的文件材料，均由承办单位收集、立卷，其归档范围见《行政管理文件材料立卷归档办法》。
５．审计署出版的各种年鉴、汇编等资料类书籍由办公厅档案处负责收集。
６．以各单位名义印发的未注有发文号的文件及下属对口单位报送的备案性材料自行保存。
７．为方便档案利用和减少磨损，有些重要文件如：上级领导机关发文、平行部门的联合发文、署发文、厅发文等，需实行双套制，除机关承办单位负责收集立卷外，办公厅秘书处还应视情况向档案处分发１－２份。
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第十条 机关档案部门接收的档案，应符合以下基本要求：
（一）应归档的文件材料齐全、完整；
（二）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；
（三）归档的文件材料，保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
第十一条 机关各单位应在每年６月底前将上一年度的文件收集齐全，按规定立卷，向档案部门移交。
第十二条 档案部门案卷接收人要对案卷的质量进行复查，对不符合质量标准的案卷，应责成立卷人做补正工作。
第十三条 接收案卷需办理严格的交接手续，移交人与接收人要按“档案移交清册”清点案卷，确认无误后，方可履行签字手续。
第十四条 机关档案人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后离开岗位。
第四章 文书档案的管理
第十五条 机关各单位应按照国家机关公文处理办法准确、完整地形成本单位在公务活动中积累的各类档案材料。
第十六条 机关各级工作人员应按有关规定定期向本单位文秘人员移交在公务活动中形成的应归档的材料，不得以任何理由据为己有或拒绝归档。
第十七条 机关档案机构应建立健全档案的接收、保管、鉴定、统计、利用、销毁、安全、保密等项管理制度，实施制度化、规范化管理，并做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防虫、防鼠等项工作。
第十八条 加强对保密档案的管理，保密档案密级的变更和解密，依照保密法律、法规和规章等有关规定办理。
第十九条 文书档案的卷皮、案卷目录、卷内目录式样规格按照国家档案局的要求，实行统一的制作标准。
第二十条 文书档案的鉴定与销毁需依照以下原则：
（一）从机关各单位收集来的材料必须经过认真鉴别，属于归档的材料应真实、完整、齐全，文字清楚，问题明确，手续完备。
（二）机关档案部门应依照国家档案行政管理部门制定的原则、标准、程序、方法确定档案的保管期限及保存价值，不得擅自处理、销毁档案。
（三）机关档案部门处理超过保管期限的文书案卷，需造册登记，经有关人员组成的鉴定小组的审查，报机关领导批准，确定存毁，对销毁件要实行监销。
第二十一条 因工作需要查阅或借用文书档案，需遵守下列规定：
（一）查阅者应填写档案“调卷单”，按规定办理查阅借用手续。
（二）档案管理人员要根据工作需要和有关规定确定是否提供阅、借。
（三）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，更不能泄漏或向外公布保密内容，违反者应视情节轻重予以批评教育乃至纪律处分。
（四）借用、查阅文书档案的单位或个人不得擅自复制档案内容，确因工作需要必须从档案中取证的，应请示档案主管部门同意，才能复制。
（五）文书档案一般不予借出，如必须借出使用时，要说明理由，经有关负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，未经许可，不得私自转借他人。逾期归还者，需注明原因。
（六）机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用，对外提供利用需经上级主管机关批准。
第二十二条 文书档案的利用：
（一）档案管理机构的工作人员应熟悉库存档案的大致内容，主动了解机关各项工作对档案的利用情况，随时做好提供利用的准备。
（二）机关档案部门必须编制“案卷目录”，并根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题文件目录（卡片）等。著录标准按国家标准《档案著录规则》执行。
（三）机关档案部门在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张“档案利用效果登记表”，利用工作结束后，由利用者如实填写，以备存查。
（四）积极开展档案史料的编研工作，为编纂《审计工作文件选编》积累材料。
第二十三条 档案统计
机关管理部门应对本机关文书档案的立卷、归档、利用、人员变化等情况进行统计调查与统计分析，准确编制档案工作情况统计表，并按规定及时上报有关部门。
第五章 奖励与处罚
第二十四条 对机关档案管理工作成绩显著或在档案科学研究方面做出重要贡献的单位和个人给予表彰和奖励。
第二十五条 对机关由于档案管理不当造成丢失、损坏档案材料者，视情节轻重，给予不同程度的行政处分。
第六章 附则
第二十六条 本规定执行中的具体问题由审计署办公厅负责解释。
第二十七条 本规定自印发之日试行。
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附件２
审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法
第一章 总则
第一条 为搞好审计署机关行政管理文件材料的立卷归档工作，逐步实现档案工作规范化，不断提高科学管理水平，根据国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》和国家档案局关于《机关档案工作业务建设规范》的要求制定本办法。
第二条 本办法所称的“行政管理文件材料”，是指审计署在履行行政管理职能，办理行政事务过程中所形成的文件材料。
第三条 全署每年办完的行政管理文件材料，由主办单位于第二年上半年将文件的定稿、正件和有关材料整理立卷。
第四条 需立卷的行政管理文件材料，应根据其特征、相互联系和保存价值进行分类整理立卷，以便管理和查找利用。
第五条 行政管理文件材料立卷的要求是齐全、完整和精炼。
一、齐全，指本单位应立卷归档的文件材料全部立卷归档；每份文件的定稿、正件和重要修改稿齐备完整。
二、完整，指以问题为中心，将有关文件材料收齐，使其内容连贯，事情来龙去脉清楚，文件载体整齐，不残缺。
三、精炼，指对文件材料能分清主次，主要的立卷，次要的按保存价值的大小取舍。判定标准为：一是划清审计文件与行政管理文件的界限。审计职能的文件立审计卷，管理职能的文件立文书卷；二是划清本机关产生的文件与非本机关产生的文件的界限。本机关产生的文件立卷；非本机关产生的、与本机关职能活动无关的文件不立卷；三是对本机关产生的文件，要划清主管与非主管的界限。本单位主管的立卷，非本单位主管的交主管单位立卷；四是划清同组卷问题有关与无关的界限。与组卷问题有关的立卷，无关的不立卷；五是划清注有重要内容的修改稿与一般修改稿的界限。前者立卷，后者不立卷。
第二章 材料收集范围
第六条 行政管理文件材料收集范围如下：
一、党中央、国务院和党中央、国务院领导同志关于审计工作的指示、决定、规定、讲话、题词等。
二、审计署及署领导向党中央、国务院的报告、请示、信件及上级的批示、批复、批转文件（包括报纸、刊物转载）等；
三、审计署党组文件和党组会议记录；
四、审计署和署办公厅制发的关于全国审计工作的法规性文件、决定、规定、通知及代国务院草拟的文件的报送稿；
五、审计署与有关单位联合下发的指示、规定、通知和向国务院的请示、报告及上级的批复；
六、全国审计工作会议、省市区审计厅局长座谈会、审计特派员会议和重要的全国性专业工作会议文件、会议记录、录音（像）磁带、照片等。
七、审计署组织或反映与审计工作有关的重要活动的资料、音像、证书、有纪念意义和凭证性的实物等；
八、全国性审计工作的长远规划、年度计划、任务、总结、统计报表、资料和考核材料、情况通报、经验材料等；
九、审计署综合成果、专题成果方案、总结、报告及通过鉴定的材料；
十、各特派员办事处、驻国务院部门审计局和各省、自治区、直辖市及计划单列市审计厅（局）报送的年度统计报表、重要情况请示、报告及署机关的批复、批件，对审计项目检查的通知、结论；
十一、本署人员出国考察和邀请外国审计代表团访华的有关文件材料；
十二、本署人员参加上级和有关部门召集的会议后带回的与本署工作有关的文件材料；
十三、审计署向地方审计机关和有关部门征求意见的重要文稿及地方和部门的反馈意见；
十四、上级机关和有关部门向我署征求意见的重要材料；
十五、署务会议、署办公会议、审计长会议记录、纪要、值班简报，审计要情、审计情况通报；
十六、审计署编印的各种简报、通讯等；
十七、署机关党委、纪委、团委和工会的年度工作计划、总结、简报、统计报表，党委决定、党委会会议决定、向上级的报告、请示及上级的批复，党员组织关系介绍信及存根；
十八、署机关所属事业单位、派出机构的建立、撤并、工作职责及印信启用等文件材料；
十九、审计署关于干部调动、录用、定职、考核、任免、晋升、晋级、工资变动、评定职称、聘任、培训、奖惩、离休、退休、退职、死亡、抚恤及干部统计报表等文件材料；
二十、署机关单位，各派出机构，各事业单位写给署领导的请示、报告及领导的批复、批件；
二十一、署机关的财务预决算报表，对派出机构、所属事业单位和地方审计机关的财务文件、资料及有关固定资产报表等；
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二十二、审计署基建协议、图纸、工资资料等；
二十三、重要的群众来信来访举报及其有关材料；
二十四、审计署大事记、组织沿革、值班简报、重要电话记录等；
二十五、其它有保存价值的文件材料。
第七条 不归档文件材料的范围是：
一、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，普发供参阅、不办的文件材料；
二、上级或其他机关抄送的供参考的文件材料；
三、未经会议讨论或领导审阅签发的文件、电报的草稿，一般性文件的历次修改稿和印刷过程中的各次校对稿；
四、反映一般性建议和意见的人民来信来访材料；
五、机关内部互相抄送和不应行文的文件、介绍信等；
六、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；
七、参加非主管机关召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
八、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；
九、下级机关报送或抄报的未被批复的报告，未被采用的简报、情况反映及不需备案的文件材料等；
十、越级抄送的一般的文件材料。
第八条 属收集范围文件的定稿应有《公文处理程序》中规定的审批人签字和机关印章，重要文件应有有关单位的意见和法定会议讨论情况的材料。
第九条 为使立卷工作能及时、顺利地进行，立卷人员平时要做好文件材料的收集和整理工作，随时将应立卷归档的文件材料收集起来，分类存放，以便届时立卷。
第三章 立卷规则
第十条 行政公文材料的立卷实行“谁承办谁立卷”的原则。
第十一条 需立卷归档的文件材料，按年度和问题立卷。组卷时以问题为中心，使卷内文件联系密切、问题单一、事由与结果清楚，年代与保管期限同一。
一、重要的或形成文件材料较多的事项，按问题立卷，一事一卷或一事数卷。
二、一般问题的文件材料按年度和类别组卷。
三、一事多卷的可按文件的主次或内容分别组卷。
四、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附年、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；同一事由的文件应合一立卷。
五、不同年度的文件材料一般不得放在一起立卷。跨年度文件组卷应遵循以下原则：
（一）一般文件，年末形成下一年发出的，在形成年度立卷。
（二）请示与批复，在复文年度立卷，没有复文的在请示年度立卷。
（三）年度计划、总结、报表等，在针对年度立卷；总结与计划写在一起的，视文件内容的主次而定。重点是总结性的，在总结针对的年度立卷；重点是计划性的，在计划针对的年度立卷；长远规划，在针对的第一年度立卷；规划总结，在针对的最后年度立卷。
（四）跨年度的文件，在办完的年度立卷。
（五）会议文件，在会议开幕年度立卷。
（六）非诉讼案件，在结案年度立卷。
（七）转发和批转文件，按转发和批转机关发文时间确定。
（八）其它文件，根据具体情况确定组卷办法。
第十二条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。
一、一般文件按形成时间的先后顺序排列，重要文件可按文件的重要程度结合时间顺序排列。
（一）全国性会议文件，领导讲话、会议通过的决议、决定、纪要等重要文件在前，会议通知、名单、日程、典型材料、参阅材料、小组记录等在后。
（二）专业性会议文件，领导讲话、讨论通过的专业性文件在前，会议通知等材料在后。
（三）出国考察、参加国际会议、接待来访的材料，考察报告、情况报告或情况简报在前，其它材料按时间顺序排列在后。
（四）举办各种培训班材料，领导讲话在前，其它材料按时间顺序排列在后。
二、印件与定稿、请示与批复等文件，印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批语件在前，被批转、批发件次序排列在后。
三、有多种文字对照的文件，中文在前，译文在后。
四、重要的或法规性文件及历次修改稿依次排列在定稿之后。
五、非诉讼案件的文件材料，结论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后。
六、其它文件材料依其形成规律或特点按有关规定排列。
第四章 案卷标题及封面的编写
第十三条 案卷标题必须准确地反映卷内文件的主题和基本内容，以便查找利用。
一、案卷标题一般应包括卷内文件的责任者、内容和名称。
二、卷内文件中如有上级领导机关或领导人的重要指示和批示的，应在标题中标出，并按如下顺序拟定：
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（一）在交办件上的批示，上级批示在前，办理报告在后；
（二）在情况报告上的批示，情况报告在前，批示在后。
三、案卷标题要用钢笔填写，文字排列要整齐美观，体式一致，位置适中，使用简称应通用易懂，不能随意省略、简化、缩写。字数多的可根据文意和字数按上下等长、上短下长、上长下短、中间长、上下短的方法排成两行或三行。
第十四条 案卷封面其它项目按以下要求填写：
一、机关名称下方空格内，填写组卷单位的机构名称；
二、组卷机构名称下方的大空格内填写案卷标题；
三、自年月至年月，填写卷内文件最早和最晚形成日期，年度的位数要写全；
四、保管期限，按其划注的案卷保存期限（永久、长期、短期）填写；
五、本卷共件页，填写卷内目录中顺序号的总件数和总页数；
六、归档号，填写本单位归档案卷排列的序号；
七、最下面的小方格，填写案卷管理呈，即全宗号、目录号、案卷号，此项由档案管理部门填写；
八、案卷脊背的年度填写汉字，如“一九九五”，案卷号暂与归档号一致。全宗号、目录号由档案部门填写；
九、案卷封面的日期、件数、页数、档案管理号等数字，一律使用阿拉伯数字。除归档号和脊背上的案卷号用铅笔填写外，其余各项均需使用钢笔填写。
第十五条 卷内文件材料应按排列程序，依次编写页号，不得遗漏。编页时应从卷内文件的首页开始，不分件数统编一个流水号。填写时，执铅笔用阿拉件数字在有文字的每页材料正面右上角、背面左上角编写页号。
第十六条 卷内文件目录必须按规定格式和要求逐件填写，其填写方法和要求是：
一、顺序号，填写卷内所有文件的先后位置号；
二、文号：收文，填写来文机关的发文号，发文，填写本机关的发文号；
三、文件标题，填写卷内文件的标题，一般照原文抄录，不要随意更改和简化，没有标题的可照文意自拟标题；
四、文件日期，填写文件的制发日期，没有日期的要尽量考证清楚；
五、文件所在页号，即按统一编的页号填写每份文件的起止号；
六、备注，填写卷内文件需要说明的问题；
第十七条 卷内文件目录必须使用计算机打印。
第十八条 卷内备考表由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间组成，其填写方法和要求是：
一、本卷情况说明，填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁和其他需要说明的情况；
二、立卷人，由立卷人签名；
三、检查人，由案卷质量审核者签名；
四、立卷时间，填写完成立卷的时间。
第十九条 案卷组成后，应根据《文书档案保管期限表》逐卷准确划注保管期限并填入案卷封面相应项目。
第五章 案卷检查
第二十条 各单位的文件承办人将组好的案卷，交本单位文秘人员检查，检查内容如下：
一、文件收集齐全、完整，不缺件少页；
二、卷内文件排列有序，目录与内容一一对应；
三、卷内文件纸页规格一致，外观整齐；
四、案卷标题及封面按要求填写，字迹工整清晰。
第二十一条 文秘人员将检查过的案卷，交机关档案部门审核，经审核合格，方可装订；不符合要求的，退回返工。
第六章 案卷装订
第二十二条 案卷装订前要拆除文件上的大头针、曲别钉、订书钉等金属物，以保证文件不被锈蚀、损坏。
第二十三条 对破损的文件材料，应按要求修补或托裱。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，对未留装订线的文件应在左侧加贴纸条。
第二十四条 案卷采用三孔一线的方法装订，对不合订在一起的案卷，应逐件用细线装订。
第二十五条 每个案卷的文件材料，一般不超过二百页，材料过多的可分为若干卷，但应注意卷内文件材料的阶段性和联系性。
第二十六条 照片、录音带、录像带等声像档案，应在每盘上注明摄录的时间、内容、承办单位或承办人，逐一登记，单独保存。
第七章 归档
第二十七条 已装订好的案卷，经分类排列和编号后，按顺序逐卷编制案卷目录。即把每个案卷封面上的内容一一对照填入案卷目录的各栏目中。案卷目录必须使用计算机打印。
第二十八条 案卷目录编好后，填写案卷交接登记表，交接人和办公室（综合处）负责人要在交接登记表上签字，以示负责。
第二十九条 每年六月底以前，各单位应将已立好的上一年度的案卷及时向机关档案部门移交。
第三十条 机关档案部门，应按照国家档案局关于立卷归档工作的要求，对各单位移交的档案逐卷进行清点和验收，并在交接登记表上签字。
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第八章 附则
第三十一条 本办法自印发之日起试行，原审办办［１９８８］１０６号文中的《关于审计行政公文立卷归档工作程序的规定》同时废止。
审计署机关文书档案保管期限的暂行规定
为了便于署机关各单位准确地划分文书档案保管期限，依据《中华人民共和国档案法》等有关规定，我们制定了《审计署机关文书档案保管期限表》，并做如下规定：
一、文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。长期为１６年至５０年左右，短期为１５年以下（专门档案的保管期限按有关规定执行）。
二、确定档案保管期限的原则：
根据本机关工作的需要和为国家积累资料的需要，坚持实事求是的观点，正确估价档案内容的现实作用和历史作用，全面确定档案的保存价值，准确判定档案的保管期限。
（一）反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括：本机关制定的法规、政策性文件，处理重要问题、召开重要会议形成的文件，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、机关领导人任免等文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
（二）反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。主要包括：本机关处理一般工作问题形成的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料；直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的一般文件材料；下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
（三）在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。主要包括：本机关一般事务性文件材料；上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
三、本规定自印发之日起试行。
附件３．
署机关文书档案保管期限表
１、上级机关颁发的文件材料
１．１直属上级机关颁发的、属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料永久
１．２直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料长期
１．３其它文件材料短期
２、党和国家领导人及上级机关有关负责同志参加的国际性或全国性审计会议，视察、检查本机关工作的形成的文件讲话、题词、声像磁带等永久
３、党组讨论通过的文件和党组会议、审计长会议、审计业务会议、办公会议、署务会议纪要、记录、大事记永久
４、本机关召开会议的文件材料
４．１本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
４．１．１全国审计工作会议，省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅（局）长会议，署驻地方特派员会议，审计系统表彰会议和重要专业会议的通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、会议文件、汇报提纲、重要的声像材料等永久
４．１．２典型材料、代表发言长期
４．１．３小组会议记录、参考材料、简报等短期
４．２本机关召开的一般专业会议文件材料
４．２．１通知、报告、讲话、总结、会议文件等长期
４．２．２典型材料、代表发言、简报等短期
５、本机关制发的（包括与其他机关联合制发的）文件材料
５．１方针、政策、法规性的，重要审计业务问题的永久
５．２一般性的规章制度、一般业务问题的长期
５．３事务性有参考价值的短期
６、代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
６．１重要的法规性的长期
６．２其它的短期
７、本机关专题性、综合性成果，较为典型的方案、总结报告
７．１有中央、国务院领导批示的或被报刊转载的永久
７．２有署领导批示或在审计刊物及其它刊物上选登的长期
７．３一般性事务、有一定参考价值的短期
８、本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示
８．１法制性、规定性等重要问题的永久
８．２重要工作项目的长期
８．３一般事务性问题的短期
９、反映本机关年度和年度以上的主要职能活动的总结、报告永久
１０、本机关制定的年度和年度以上的计划、任务、安排长期
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１１、统计报表和统计材料
１１．１上级机关或本机关制发的及下级机关报送的年度和年度以上的长期
１１．２半年和季度的短期
１２、财务预、决算材料
１２．１审计事业费、教育事业费、行政事业费、基建投资等决算永久
１２．２审计事业费、教育事业费、行政事业费、基建投资等预算长期
１３、本机关机构设置、组织沿革、撤并、名称更改、组织简则、工作规范、人员编制、启用印信等文件材料永久
１４、本机关干部的任免材料
１４．１司（局）级以上干部的任免永久
１４．２处级干部的任免长期
１４．３科级以下干部的任免短期
１５、干部职工录用、调入、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、出国政审、抚恤、死亡等文件材料长期
１６、干部、职工调出材料短期
１７、职工调动工作的行政、工资介绍信及存根长期
１８、被评为全国及本系统劳动模范、先进工作者材料
１８．１省、部级以上的永久
１８．２机关内部的长期
１９、本机关对有关人员的处分材料
１９．１影响大、问题严重、受行政记过、记大过或开除党纪、党内严重警告的永久
１９．２影响较大、问题较严重、受通报批评或党内警告的长期
１９．３一般性质的短期
２０、本机关职工、党员名册永久
２１、本机关党、团、工会基层组织形成的工作报告、总结、会议文件、党团组织关系介绍信及存根和团员名册等长期
２２、机关财产、物资、档案等交接凭证长期
２３、机关编辑的、反映其主要职能活动的出版物的定稿和样本永久
２４、机关与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
２４．１有历史意义和长远利用价值的永久
２４．２重要的长期
２４．３一般的短期
２５、机关人员出国考察、访问、参加大型国际会议等外事活动所形成的文件材料
２５．１重大活动的永久
２５．２一般活动的长期
２５．３其它文件材料短期
２６、机关内协商工作的文件材料短期
２７、同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料短期
２８、本机关处理人民来信来访的文件材料
２８．１有中央、国务院领导重要批示和处理结果的永久
２８．２有署领导重要批示和处理结果的长期
２８．３其它有重要处理结果的短期
２９、下级机关报送的被本机关采用的重大问题的专题报告短期
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审计署办公厅关于印发《审计署机关文书档案管理暂行规定》等文件的通知
署机关各单位：
为进一步规范署机关文书档案工作，现将《审计署机关文书档案管理暂行规定》、《审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法》和《审计署机关文书档案保管期限的暂行规定》印发给你们，请参照执行。执行中如有不同意见，请随时与办公厅档案处联系。
附件：１．《审计署机关文书档案管理暂行规定》
２．《审计署机关行政管理文件材料立卷归档暂行办法》
３．《审计署机关文件档案保管期限的暂行规定》
中华人民共和国审计署办公厅
一九九六年六月七日
附件１．
审计署机关文书档案管理暂行规定
第一章 总则
第一条 为加强机关文书档案管理工作，更好地为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我署实际情况，制定本规定。
第二条 本规定所称的“文书档案”是指本机关在行政管理活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。
第三条 文书档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关行政管理活动真实面貌的一项重要工作。建立与管理文书档案，是机关档案部门及各单位的一项重要职责。
第四条 审计署文书档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下开展工作，并随时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第二章 体制、机构和主要职责
第五条 文书档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。
第六条 审计署办公厅是本机关档案业务主管部门。署机关各单位的档案工作分别由办公室（综合处）负责，根据工作需要，须配备专职或兼职的文秘人员。
第七条 机关档案部门对文书档案的管理职责如下：
（一）贯彻执行国家档案工作法律、法规、建立健全机关文书档案工作规章、制度。
（二）集中统一管理机关文书档案，随时提供利用，为机关领导及各项工作服务，为党和国家积累档案史料。
（三）组织、指导、监督、检查机关各单位行政文书的立卷归档工作，确保案卷质量。
（四）进行档案业务培训与经验交流。
（五）办理领导交办的其它有关档案业务工作。
（六）按规定向中央档案馆移交应进馆的档案，做好库存档案的保管、鉴定、销毁工作。
第八条 机关各单位文秘人员的主要职责是：
（一）收集、整理、保管本单位在日常工作中形成的文件材料，为年度立卷做准备。
（二）办理本单位文件材料的登记、借阅与转递。
（三）做好借阅文件的催还及需立卷事项材料缺件的索要工作。
（四）做好文件材料的分类、组合、排列、编目等整理工作。
（五）做好文件材料的安全、保密、保护工作。
第三章 文书档案的收集与立卷
第九条 上级领导机关针对我署下发的、有关平行机关抄送的及署机关各单位在执行行政管理职能中形成的文件、电报及其它有关材料均属文书档案收集范围。主要文类有：
一、上级机关及平行机关发送的文件。
１．中发、中办、厅字、中委、国人等注有发文号的文件，中办通报等资料，由办公厅值班室负责收集，移交档案处。
２．国发、国办、国务院令等注有发文号的文件，国阅、国函、国办参阅等资料，由办公厅办公室负责收集，移交档案处。
３．联合发文。
（１）有关部委与审计署的联合发文，由办公厅秘书处负责向档案处分发。
（２）审计署与有关部委的联合发文，由文件承办单位负责收集、立卷。
４．有关部委文件由署内各归口单位负责收集、立卷。
二、审计署文件、电报。
１．党组发文：按国档局规定，机关各单位应将原稿与印件交办公厅值班室，由值班室负责收集、立卷。
２．署发文、署发电：由文件承办单位负责收集、立卷。
３．厅发文：由文件承办单位负责收集、立卷。
４．其它有保存价值的、具备指导、依据、取证、查考、借鉴作用的文件材料，均由承办单位收集、立卷，其归档范围见《行政管理文件材料立卷归档办法》。
５．审计署出版的各种年鉴、汇编等资料类书籍由办公厅档案处负责收集。
６．以各单位名义印发的未注有发文号的文件及下属对口单位报送的备案性材料自行保存。
７．为方便档案利用和减少磨损，有些重要文件如：上级领导机关发文、平行部门的联合发文、署发文、厅发文等，需实行双套制，除机关承办单位负责收集立卷外，办公厅秘书处还应视情况向档案处分发１－２份。
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