税务

发文单位：审计署

文　　号：审办发［1996］2号

发布日期：1996-1-1

执行日期：1996-1-1

生效日期：1900-1-1

　　第一章　总　则

　　第二章　体制、机构和主要职责

　　第三章　文书档案的收集与立卷

　　第四章　文书档案的管理

　　第五章　奖励与处罚

　　第六章　附　则

　　第一章　总　则

　　第一条　为加强机关文书档案管理工作，更好地为机关工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，结合我署实际情况，制定本规定。

　　第二条　本规定所称的“文书档案”是指本机关在行政管理活动中形成的、具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

　　第三条　文书档案工作是机关工作的重要组成部分，是维护机关行政管理活动真实面貌的一项重要工作。建立与管理文书档案，是机关档案部门及各单位的一项重要职责。

　　第四条　审计署文书档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调及开展工作，并随时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

　　第二章　体制、机构和主要职责

　　第五条　文书档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。

　　第六条　审计署办公厅是本机关档案业务主管部门。署机关各单位的档案工作分别由办公室（综合处）负责，根据工作需要，须配备专职或兼职的文秘人员。

　　第七条　机关档案部门对文书档案的管理职责如下：

　　（一）贯彻执行国家档案工作法律、法规，建立健全机关文书档案工作规章、制度。

　　（二）集中统一管理机关文书档案，随时提供利用，为机关领导及各项工作服务，为党和国家积累档案史料。

　　（三）组织、指导、监督、检查相关各单位行政文书的立卷归档工作，确保案卷质量。

　　（四）进行档案业务培训与经验交流。

　　（五）办理领导交办的其他有关档案业务工作。

　　（六）按规定向中央档案馆移交应进馆的档案，做好库存档案的保管、鉴定、销毁工作。

　　第八条　机关各单位文秘人员的主要职责是：

　　（一）收集、整理、保管本单位在日常工作中形成的文件材料，为年度立卷做准备。

　　（二）办理本单位文件材料的登记、借阅与转递。

　　（三）做好借阅文件的催还及需立卷事项材料缺件的索要工作。

　　（四）做好文件材料的分类、组合、排列、编目等整理工作。

　　（五）做好文件材料的安全、保密、保护工作。

　　第三章　文书档案的收集与立卷

　　第九条　上级领导机关针对我署下发的、有关平行机关抄送的及署机关各单位在执行行政管理职能中形成的文件、电报及其他有关材料均属文书档案收集范围。主要文类有：

　　一、上级机关及平行机关发送的文件。

　　1、 中发、中办、厅字、中委、国人等注有发文号的文件，中办通报等资料，由办公厅值班室负责收集，移交档案处。

　　2、 国外、国办、国务院令等注有发文号的文件，国阅、国函、国办参阅等资料，由办公厅办公室负责收集，移交档案处。

　　3、 联合发文。

　　（1）有关部委与审计署的联合发文，由办公厅秘书处负责向档案处分发。

　　（2）审计署与有关部委的发文，由文件承办单位负责收集、立卷。

　　4、 有关部委文件由署内各归口单位负责收集、立卷。

　　二、审计署文件、电报。

　　1、 党组发文：按国档局规定，机关各单位应将原稿与印件交办公厅值班室，由值班室负责收集、立卷。

　　2、 署发文、署发电：由文件承办单位负责收集、立卷。

　　3、 厅发文：由文件承办单位负责收集、立卷。

　　4、 其他有保存价值的、具备指导、依据、取证、查考、借鉴作用的文件材料，均由承办单位负责收集、立卷，其归档范围见《行政管理文件材料立卷归档办法》。

　　5、 审计署出版的各种年鉴、汇编等资料书籍由办公厅档案处负责收集。

　　6、 以各单位名义印发的未印有发文号的文件及下属对口单位报送的备案性材料自行保存。

　　7、 为方便利用和减少磨损，有些重要文件如：上级领导机关发文、平行部门的联合发文、署发文、厅发文等，需实行双套制，除机关承办单位负责收集立、卷外，办公厅秘书处还应视情况向档案处分发1—2份。

　　第十条　机关档案部门接收的档案，应符合以下基本要求：

　　（一）应归档的文件材料齐全、完整；

　　（二）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

　　（三）归档的文件材料，保持它们之间的内在联系，区分保存价值，分类整理、立卷；案卷标题简明确切，便于保管和利用。

　　第十一条　机关各单位应在每年6月底前将上一年度的文件收集齐全，按规定立案，向档案部门移交。

　　第十二条　档案部门案卷接收人要对案卷的质量进行复查，对不符合质量标准的案卷，应责成立卷人做补正工作。

　　第十三条　接收案卷需办理严格的交接手续，移交人与接收人要按“档案移交清册”清点案卷，确认无误后，方可履行签字手续。

　　第十四条　机关档案人员调动工作时，必须在办理完档案移交手续后离开岗位。

　　第四章　文书档案的管理

　　第十五条　机关各单位应按照国家机关公文处理办法准确、完整地形成本单位在公务活动中积累的各类档案的材料。

　　第十六条　机关各级工作人员应按有关规定定期向本单位文秘人员交存在公务活动中形成的应归档的材料，不得以任何理由据为己有而拒绝归档。

　　第十七条　机关档案机构应建立健全档案的接收、保管、鉴定、统计、利用、销毁、安全、保密等项管理制度，实施制度化、规范化管理，并做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防虫、防鼠等项工作。

　　第十八条　加强对保密档案的管理，保密档案密级的变更和解密，依照保密法律、法规和规章等有关规定办理。

　　第十九条　文书档案的卷皮、案卷目录、卷内目录式样规格按照国家档案局的要求，实行统一的制作标准。

　　第二十条　文书档案的鉴定与销毁需依照以下原则：

　　（一）从机关各单位收集来的材料必须经过认真鉴别，属于归档的材料应真实、完整、齐全，文字清楚，问题明确，手续完备。

　　（二）机关档案部门应依照国家档案行政管理部门制定的原则、标准、程序、方法确定档案的保管期限及保存价值，不得擅自处理、销毁档案。

　　（三）机关档案部门处理超过保管期限的文书案卷，需造册登记，经有关人员组成的鉴定小组的审查，报机关领导批准，确定存毁，对销毁件要实行监销。

　　第二十一条　因工作需要查阅或借用文书档案，需遵守下列规定：

　　（一）查阅者应填写档案“调卷单”，按规定办理查阅借用手续。

　　（二）档案管理人员要根据工作需要和有关规定确定是否提供阅、借。

　　（三）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，更不能泄漏或向外公布保密内容，违反者应视情节轻重给予批评教育乃至纪律处分。

　　（四）借用、查阅文书档案的单位或个人不得擅自复制档案内容，确因工作需要必须从档案中取证的，应请示档案主管部门同意，才能复制。

　　（五）文书档案一般不予借出，如必须借出使用时，要说明理由，经有关负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，未经许可，不得私自转借他人，逾期未归还者，需注明原因。

　　（六）机关档案部门保管的档案，主要供本机关和上级主管机关使用，对外提供利用需经上级主管机关批准。

　　第二十二条　文书档案的利用：

　　（一）档案管理机构的工作人员应熟悉库存档案的大致内容，主动了解机关各项工作对档案的利用情况，随时做好提供利用的准备。

　　（二）机关档案部门必须编制“案卷目录”，并根据利用工作的需要编制档案著录卡片或专题文件目录（卡片）等。著录标准按国家标准《档案著录规则》执行。

　　（三）机关档案部门在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张“档案利用效果登记表”，利用工作结束后，由利用者如实填写，以备存查。

　　（四）积极开展档案史料的编研工作，为编纂《审计工作文件选编》积累材料。

　　第二十三条　档案统计。

　　机关管理部门应对本机关文书档案的立卷、归档、利用、人员变化等情况进行统计调查与统计分析，准确编制档案工作情况统计表，并按规定及时上报有关部门。

　　第五章　奖励与处罚

　　第二十四条　对机关档案管理工作成绩显著或在档案科学研究方面做出重要贡献和单位和个人给予表彰和奖励。

　　第二十五条　对机关由于档案管理不造成丢失、损坏档案材料者，视情节轻重，给予不同程度的行政处分。

　　第六章　附　则

　　第二十六条　本规定执行中的具体问题由审计署办公厅负责解释。

　　第二十七条　本规定自印发之日试行。