税务

各省、自治区、直辖市和计划单列市、新疆生产建设兵团审计厅(局)，署机关各单位、各特派员办事处、各派出审计局：
　　在第二季度开展的审计机关公文处理全员培训活动中，一些单位提出了在公文处理工作中遇到的疑难问题。根据培训计划安排，现将《公文处理全员培训答疑》(培训参考材料之六)印发给你们，供参考。

审计署办公厅
二○○四年七月一日


培训参考资料之六(供全员参考)
　　一、审计署、审计厅分别向省、市人民政府下发审计通知书、审计决定书等公文，是否违反了《国家行政机关公文处理办法》中关于“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”的规则？对此该怎么办？
　　答：审计机关依法实施审计监督权，向省、市人民政府下发审计通知书、审计决定书等，是具有法律效力的审计业务文书，不同于一般的行政公文。审计监督过程中形成的审计业务文书，按照《审计法》、《审计法实施条例》、《审计机关审计项目质量控制办法(试行)》以及国家审计准则的有关规定执行，不受行政公文处理办法有关规定的约束。

　　二、在所发文件带有附件的情况下，公文版记是否均应在附件之后的封底处标注？如果转发的公文有版记，本机关公文的版记如何标识？
　　答：公文的版记应当位于独立装订成册的公文封底，版记中最后一个要素位于最后一行。转发文件时，不保留被转发文件的版记。

　　三、《国家行政机关公文处理办法》、《审计机关行政公文处理办法》中均规定，各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。对此项规定的理解是否包括对上级派驻机构文件的管理，比如派驻纪检组的文件的收文及发文是否应由办公室负责登记管理？
　　答：纪检组、监察局等派驻机构实行垂直管理后，其公文处理应该遵循上级派出机关的规定。其文件传递可以经过所在单位的公文处理系统收发，也可以自行直接收发。如果经过所在单位的公文处理系统收发文件，应当按照所在单位的公文收发办法进行管理。

　　四、《审计署办公厅关于审计业务文书文号编制问题的通知》中对32种业务文书文号编制均有说明，但审计机关在实际工作中，比如在国家重大建设项目审计中，有时需要委托中介机构审计，是否有委托审计的文书文号编制？
　　答：政府审计机关不委托中介机构代为审计，因此没有用于委托审计的审计业务文书，自然也没有该种文书的文号编制。

　　五、审计机关的公文从目前情况看有两大类，一类是通用行政公文，一类是审计业务文书。现已对通用行政公文有明确规定，但审计业务文书各要素的标记是否应与行政公文一致？(比如：成文日期的位置，版记标注的位置。)
　　答：审计业务文书是参照行政公文格式设计的，应按照规定执行。但是，有关《审计报告》、《决算草案审签意见书》，审计署对此已作了详细规定，各级审计机关应按照有关规定处理。

　　六、行政机关中的党组、驻厅纪检部门、机关党委的文件格式，是遵守国家行政机关公文处理规定，还是遵守党内的文件格式行文？党组公文是否分“上行文”、“下行文”格式？
　　答：公文处理实行党政分开的原则。党委系统的公文处理，应当执行《中国共产党机关公文处理条例》的规定。党委系统公文文头格式有上、下行文的区别，上行文留有批示域。

　　七、地方各级审计机关领导干部实行双重领导、以地方党委为主的管理体制。一级地方党委在任免审计机关领导干部时，均向其上级审计机关党组织发函征求意见。按照公文处理规定，不能以公文的形式发函，是否应有函的格式。如“中共XX省审计厅党组”，下面有一条武文线，可否以此作为对对方党的机关的复函使用？
　　答：在不相隶属的党委部门之间征询和答复对干部任免的意见，应当使用函。党委系统函的格式，是在党委文件格式的基础上去掉“文件”二字。
　　在“中共XX省审计厅党组”下面加一条武文线，是行政机关函的格式，不是党委函的格式。

　　八、专项审计调查报告是专项审计调查工作结束后，专项审计调查组向审计机关提出的报告，若是审计调查地区所属市(县)后，要将审计调查结果告知地区党政机关，并建议对市(县)有关问题进行处理，应用何文种？
　　答：省审计厅开展对地区所属市(县)的审计调查后，如果需要将审计调查结果告知地区党政机关，并建议对有关问题进行处理，应以函行文。

　　九、特派办可否将审计业务文书直接抄送高检院、监察部等中央机关？
　　答：特派办是审计署领导的派驻机构，在审计中发现的违法违纪事项应当报送审计署。如需向高检院、监察部等中央机关反映情况，应由审计署行文，特派办不能直接抄送。

　　十、发文字号中出现的代字，其含义是什么？事业单位应当自己发文，不应由行政机关代发文，审计署的公文中出现“审培发”、“审计发”等事业单位的代字是否合适？
　　答：发文字号中出现单位代字的含义仅表示公文的主办单位，并不表示公文事项的性质。例如审计署开展干部培训工作，是履行自己的行政管理职能，指定培训中心、计算机技术中心等事业单位承办具体事项，他们就要代署起草有关通知，因此形成了审计署的公文中出现“培”、“计”等事业单位代字的情况。这是事业单位完成行政机关交办的工作，而不是事业单位以行政机关的名义发文。

　　十一、审计署机关内设机构对署机关内外发函时，标题处的机关标识是否应有区别？
　　答：审计署机关内设机构对署机关以外的单位发函时，标题处的机关标识应写作“审计署XX司关于……”；对署机关内发函时，标题处的机关标识可去掉“审计署”三个字，写作“XX司关于……”。

　　十二、市(地)县审计局的公文处理应当遵循哪里的规范？
　　答：全国行政机关总体上都是执行国务院关于行政机关公文处理的规定。但是各地从自己的实际出发制订了实施细则，各地的这些细则有不同之处。根宪法和审计法，地方各级审计机关实行本级人民政府和上一级审计机关共同领导的双重领导体制，审计业务以上级审计机关领导为主。因此，地方各级审计机关的通用行政公文应当执行本级政府的公文处理规定，审计业务文书应当执行审计署的有关规定。

　　十三、发文字号和标题里的阿拉伯数字，应该使用全角还是半角？
　　答：行政机关公文格式标准未就此作出规定。参照国务院印发的公文，发文字号和标题里的阿拉伯数字一般使用半角。

　　十四、函是否需要标注主题词？
　　答：正式函件应当标注主题词；便函可以不标注主题词。

　　十五、发文字号里是否应当出现“发”、“字”、“文”等字样？
　　答：行政机关公文格式标准中未就此作出明确规定。现行公文处理实践中，各单位公文的发文字号里出现这类字样的和没有这些字样的情况都存在。审计署和审计署办公厅的正式发文，通常使用“发”；署机关其他各部门的函件一般使用“字”。各单位可以自行制订发文字号中机关代字的规范。

　　十六、审计厅的机关党委可否向本级政府机关党工委行文？如果可以，是否违反了“机关内设机构不得对外正式行文”的规定？
　　答：审计厅的机关党委不同于机关内设行政机构，它是党的一级独立的组织，受本厅党组和本级政府机关党工委的双重领导。因此审计厅的机关党委向本级政府机关党工委行文，不违反而且也不适用“机关内设机构不得对外正式行文”的规定。

　　十七、在主题词中可否设立“投资”类别词？
　　答：主题词应由领导机关依据本行业业务工作需要编制，供本系统遵照执行。主题词要求具有分类的完整性、层次的清晰性、含义的准确性和高度概括性。其作用是有助于文件分类和查询。审计署现行的主题词表基本是套用国务院制发的主题词表，与审计机关的业务需要有一定差距，如果确有必要，可以考虑适时重新编制。但是主题词的编制是复杂的工作，需要进行充分的调查研究和论证，不宜就个别词的设置与否下结论。

　　十八、我们的计算机字库里没有“长城小标宋体”字，可否用宋体字代替？
　　答：目前，许多文字处理系统的字库里没有“长城小标宋体”字，可以用宋体字代替。如果有条件，应当尽量安装“长城小标宋体”字，以达到国家规定的标准。

　　十九、以办公室名义发文，办公室主任能否签发？
　　答：以办公室的名义发文，机关领导或办公室主任都可以签发。一份办公室文件由谁签发，应根据事项内容确定。

　　二十、报告只能有一个主送单位吗？
　　答：报告通常只主送一个上级机关，其他上级机关为抄送单位。如果某项工作是多个上级机关共同下达的，该事项报告也可以同时主送这些上级机关。

　　二十一、特派办能否向省政府的委、办、局请示事项？
　　答：特派办与省政府的委、办、局为不相隶属的平级单位，可按审计署的有关要求，以信函格式向这些单位请示由他们管辖的例行审批事项。

　　二十二、简报不是行政公文，能否突破行文规矩？
　　答：简报在主送上级机关的同时，可以在不违反上级机关要求的情况下，根据需要分送其他有关单位。

　　二十三、《国家行政机关公文处理办法》规定“联合上报的公文由主办机关加盖印章”；国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见提出“关于联合行文的用印。行政机关联合向上行文，为简化手续和提高效率，由主办单位加盖印章即可”。对这两条规定，是否可以理解为：仅限于联合上报公文的机关均是行政机关，才执行“联合上报的公文由主办机关加盖印章”的规定，如果是与非行政机关联合上报公文，是否各联合机关均应加盖印章。如果有两个以上的会签单位，会签单位负责人名单是否均打印在正式文件的“会签人”之后？
　　答：不同类型的机关联合上报公文，应当按照主办单位所遵循的公文处理办法办理。如果主办单位是国家行政机关，应当按照国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》，只由主办单位加盖印章。主办单位签发人姓名排在第一行，其他各会签单位的会签人姓名均从第二行起排列。

　　二十四、对国办函(2001)1号文里所说的“文件格式”、“信函格式”怎样区别和使用？“信函格式”和“函”是什么关系？
　　答：国务院规定的13种法定公文中，除“命令”、“公告”、“通告”、“议案”、“会议纪要”5种公文使用的是特定公文格式外，“决定、通知、通报、批复、意见、请示、报告”7种公文都是使用“文件格式”，即文头上出现“文件”二字；“函”使用“信函格式”，即文头上不出现“文件”字样。
　　“函”是公文种类之一，用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。可见除例行审批程序外，“函”体现的主要是协商的意图，行政强制性的特点不明显。
　　在行政机关办理一般性事务时，可以把原本应当使用“文件格式”印发的“通知、通报、批复、意见、请示、报告”，改用“信函格式”印发。这些“信函格式”的“通知、通报、批复、意见、请示、报告”本质上仍然是原来“文件格式”意义的公文，而不是13种法定公文之一的“函”，只不过它们采用了“信函格式”。采用这个办法还在一定程度上精简了正式文件。
　　“函”与“信函格式”的公文，以及“文件格式”与“信函格式”的公文，是两对容易混淆的概念。关键要理解此“信函格式”非彼“函”；而此“信函格式”的公文即彼“文件格式”的公文。至于哪些事项应该使用“文件格式”行文，哪些事项适宜使用“信函格式”行文，主要依据事项的轻重和行政强制性的强弱，尚无明确的界定，需要在实践中逐步摸索规律。
　　当把握不准应当使用哪种格式行文时，请慎用“信函格式”印发上行文。